W wersji 4.00.00.20 Kliniki XP pojawiły się ważne ułatwienia rejestracji wizyt gospodarskich dla stad bydła i trzody chlewnej.  Są to m.in.

• możliwość przypisania produktom leczniczym weterynaryjnym domyślnej diagnozy,
• możliwość wczytania listy zwierząt stada z pliku (z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa),
• podanie okresu dawkowania dla pozostawionych produktów i bardziej precyzyjny sposób wyliczania daty karencji,
• wybór użytej serii leku.

Wszystko to pozwala na szybsze i bardziej precyzyjne wpisywanie wizyt, a doprecyzowana Książka Leczenia Zwierząt Gospodarskich jest zgodna z aktualną interpretacją inspektorów kontrolujących lecznice. Zapraszamy do lektury!

Zdarza się, że bierzemy laptop w teren żeby przeprowadzić akcję szczepień we wsi, małej miejscowości lub na jakimś osiedlu w mieście. Klientom trzeba wystawić zaświadczenia o szczepieniu, wręczyć paragon za wykonane usługi. Jak za pomocą KlinikiXP zautomatyzować proces rejestracji masowych szczepień? Zobacz jakie to łatwe!

W pierwszej kolejności należy uruchomić kreator akcji masowych szczepień, który wywołujemy z menu Profilaktyka -> Akcja masowych szczepień. Pokaże się teraz okno Rejestracja masowych szczepień.

Jak widać na zdjęciu powyżej przeprowadzenie masowych szczepień odbywa się w 3 krokach: wyborze zwierząt, opisaniu szczepienia oraz wygenerowaniu szczepień.

Krok 1:

W pierwszym kroku należy wybrać zwierzęta, które były (jeśli akcję przeprowadzamy po faktycznym szczepieniu), bądź dopiero będą zaszczepione. Listę wyników można zawęzić według wskazanej miejscowości, kodu pocztowego lub ulicy. Można również wybrać czy szczepione będą tylko psy, czy psy i koty. Gdy szczepione będzie zwierzę, którego nie ma w naszej bazie, można je tutaj dodać. Może się również zdarzyć, że jakieś zwierzę z listy jest nieżywe. W takim przypadku, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszki na pozycji danego zwierzęcia i oznaczyć je jako nieżywe. Wybrać zwierzęta można pojedynczo, za pomocą przycisku „>” lub przyciskiem „>>” do szczepienia wskazać całą listę aktualnie wyświetlanych zwierząt a następnie usunąć z niej przyciskiem „<” te, które nie pojawiły się na szczepieniu. Po wybraniu listy zwierząt można przejść do kroku 2.

Krok 2:

Na tym etapie wybieramy szczegóły szczepienia: kiedy było przeprowadzone (data i czas), jaki zabieg (z listy zabiegów profilaktycznych) został użyty przy szczepieniu, zostaną wyświetlone tylko te  zabiegi, które mają włączony znacznik Występują szczepionki przeciwko wściekliźnie w oknie Rodzaje profilaktyki (menu Leczenie -> Rodzaje profilaktyki):

Pole Szczepionka w Kroku 2, służy do wybrania podtypu dla wskazanego zabiegu profilaktycznego, czyli tak naprawdę do wybrania odpowiedniej szczepionki. Po tych wyborach w polu Zastosowane leki pokażą się zdefiniowane dla zabiegu leki i pozycje magazynowe. Należy jeszcze określić użytą do szczepienia serię szczepionki oraz datę jej ważności.

Krok 3:

Ta finalna część służy do wygenerowania szczepień, czyli automatycznego zarejestrowania wizyt dla wszystkich wybranych wcześniej zwierząt. Należy wybrać typ dokumentu jaki chcemy utworzyć i wręczyć klientom, określić cenę za szczepienie. Jeśli zaznaczymy opcję Wydrukuj zaświadczenia o szczepieniu, wówczas na drukarce zabranej w teren, wydrukujemy zaświadczenia i wręczymy klientom. Ostatnią czynnością, którą należy wykonać, to kliknięcie przycisku Generuj szczepienia, który kończy proces akcji masowych szczepień. Po jego kliknięciu wyświetli się okno kontrolne:

Po kliknięciu przycisku Tak,  generowane są szczepienia:

Po ich wygenerowaniu można, w wyświetlanym teraz oknie Zapłaty za wystawione dokumenty, zarejestrować płatności za przeprowadzone szczepienia. Okno pojawi się, jeśli wcześniej zaznaczyliśmy, że chcemy utworzyć dokumenty magazynowe, czyli opcję Utwórz paragony.

Wybieramy klientów którzy zapłacili, bądź nie zapłacili za szczepienie. Dokumenty można wydrukować również fiskalnie (o ile w tym momencie jest podłączona drukarka fiskalna). Przycisk Przyjmij zapłatę i wydrukuj ureguluje zadłużenie za szczepienie dla wybranych klientów i pozwoli wydrukować wybrany wcześniej typ dokumentu (Paragon, WZ, itd.). Przycisk Przyjmij, ale nie drukuj tylko zarejestruje płatności, natomiast Nie przyjmuj zapłat i nie drukuj pozostawi wszystkich klientów zadłużonymi.

Teraz zostało już tylko (o ile w Kroku 3 zaznaczono opcję Wydrukuj zaświadczenia o szczepieniu), wydrukowanie zaświadczeń:

Coraz częściej przy codziennej pracy lekarze stają przed potrzebą skorzystania z usług zewnętrznych laboratoriów. Warto zaznaczyć iż od wersji 3.10.12.40 możliwy jest bezpośredni import wyników otrzymywanych z czterech największych w Polsce laboratoriów diagnostycznych: Vetlab, Idexx, Alab oraz Laboklin.

Import wyników odbywa się w dwóch etapach. Pierwszy etap to droga od otrzymania pliku z wynikiem/wynikami na e-mail aż po wczytanie go do bufora wyników laboratoryjnych Kliniki XP. Drugi etap to przypisanie wskazanego wyniku do konkretnej wizyty, bądź utworzenie na jego podstawie nowej wizyty.

Etap I – wczytanie wyników do bufora:

1. Przed importem wyników proponujemy stworzyć w komputerze np. na Pulpicie bądź w innej dogodnej lokalizacji folder, do którego pobierane z poczty będą wszystkie wyniki. Zawartość takiego folderu może wyglądać następująco:

2. Jeśli posiadamy już folder, w którym znajdują się wyniki możemy przejść do konfiguracji Kliniki XP. W celu umożliwienia wczytywania wyników, należy włączyć moduł zaawansowanych badań laboratoryjny. Aby go włączyć należy przejść do menu Administrator -> Opcje -> Moduły dodatkowe -> Zaawansowane badania laboratoryjne -> Włącz

3. Po kliknięciu przycisku Włącz nastąpi konwersja modułu laboratorium i od tego momentu będzie można zacząć wczytywać wyniki z plików do bufora. Aby wczytać wyniki, należy wejść w nawigatorze do opcji:

4. Pojawi się wówczas okno Importowanie wyników badań z zewnętrznego laboratorium, w którym to należy w pierwszej kolejności określić folder w którym znajdują się wyniki i kliknąć przycisk Importuj z pliku.

5. W tym momencie do bufora trafią wyniki z plików znajdujących się w folderze i powinien pokazać się komunikat o zakończeniu importu

Etap II – dodanie wyników oczekujących w buforze do istniejących wizyt, bądź stworzenie z nich nowych wizyt.

Po zaimportowaniu wyników można je teraz wykorzystać wczytując do wizyty na kilka sposobów. Pokażemy 2 z nich, które wydają się być najpopularniejsze.

A)     Dopisanie wyniku podczas edycji wizyty.

1. Wchodzimy do okna Wizyty i wybieramy tę, do której chcemy dopisać wynik z laboratorium

2. Po wejściu do wizyty klikamy przycisk

u dołu ekranu.

3. Następnie klikamy na znacznik Diagnostyka.

Laboratorium i wybieramy w oknie Wybierz rodzaj badań odpowiedni wynik.

DO JEDNEJ WIZYTY MOŻNA PRZYPISAĆ DO PIĘCIU RÓŻNYCH WYNIKÓW LABORATORYJNYCH

4. Wyniki można później wydrukować, dodać kolejne, bądź modyfikować już dodane (np. usunąć błędnie przypisany wynik)

B)     Utworzenie nowej wizyty na podstawie wczytanego wyniku.

Po wczytaniu wyników w Etapie I, czekają one w tzw. buforze wyników. Można się do niego dostać bezpośrednio z okna  Importowanie wyników badań z zewnętrznego laboratorium, klikając w nim na przycisk Bufor wyników.

Tym samym trafiamy do okna Bufor wyników badań, w którym można znaleźć wszystkie dotychczas importowane wyniki zarówno wczytane, jak i oczekujące na dopisanie do wizyty.

Aby stworzyć nową wizytę zawierającą wyniki badania laboratoryjnego, wystarczy kliknąć przycisk Utwórz wizytę a następnie wybrać zwierzę, którego wynik dotyczy. Trzeba pamiętać o tym, że wizyta zostanie utworzona na dzień, w którym przeprowadzone zostało badanie, co podpowiada nam pole Data. Jeśli data wizyty ma być inna niż data przeprowadzenia badania, można ją tu zmienić.

Czasami zachodzi konieczność zmiany typu dokumentu, który utworzyliśmy celem np. eksportu jego zawartości do filii naszego oddziału lub nadania mu danych dostawcy. Pomocna do tego może okazać się funkcja przekształcania bilansu otwarcia w dokument przyjęcia zewnętrznego. Jest ona dostępna od wersji 3.10.12.01 i znajduje się w oknie Dokumenty Magazynowe.

Przedstawimy teraz w jaki sposób przekształcić bilans otwarcia w dokument przyjęcia zewnętrznego:

1. W pierwszym kroku musimy stworzyć, bądź odnaleźć w oknie Dokumenty Magazynowe, bilans otwarcia jak np. ten z obrazka poniżej:

2. Następnie klikamy na Operacje dla dokumentu i w kolumnie KOREKTY DOKUMENTU wskazujemy opcję Zmień BO w PZ.

3. Po kliknięciu wskazanej opcji musimy zatwierdzić akcję

4. A następnie wybrać dostawcę:

5. Po wskazaniu dostawcy powinien pojawić się komunikat z informacją o powstaniu nowego dokumentu

W wyniku tych operacji uzyskujemy dokument przyjęcia zewnętrznego, który później możemy np. wyeksportować z KlinikiXP.

Gdy chcemy importować fakturę od dostawcy bezpośrednio z Internetu bądź wysłać zawiadomienie o brakującym leku do autora programu, zdarza się, że pojawia się błąd ustawień konta pocztowego. Poniższa tabelka ma na celu pomoc przy wyborze ustawień poczty e-mail w programie, dla najpopularniejszych skrzynek pocztowych:

Po wprowadzeniu danych adekwatnie do używanej skrzynki pocztowej, wysyłanie i odbiór e-maili powinien działać prawidłowo.

Gdy podczas rejestrowania nowej wizyty trzeba dodać kilka pozycji niezwiązanych ze stosowaną profilaktyką, należy przejść na zakładkę Leczenie:

rys. Zakładka leczenie w oknie Przebieg wizyty

Można tu wybrać jeden z kilku sposobów dodawania nowej pozycji. Domyślnie ustawionym sposobem jest Wybór z magazynu. Wybór ten powoduje pokazanie się okna Wybierz typ za każdym razem, kiedy dodawana będzie nowa pozycja do leczenia. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość wybierania bezpośrednio z pozycji, których typ to towar bądź samych usług.

rys. Okno Wybierz typ.

Jeżeli nie podoba się nam wybór według kategorii, można wybrać inne ustawienia, dla których dodawanie pozycji odbywać się będzie w jednym kroku, tj. spośród wszystkich leków i zabiegów wprowadzonych do programu. Aby zmienić ustawienia należy kliknąć przycisk strzałki znajdujący się na prawo od przycisku Dodaj.

rys. Wybór ustawień dodawania pozycji

Kliknięcie tego przycisku powoduje pojawienie się listy opcji ustawień dodawania nowej pozycji do leczenia.

rys. Ustawienia

Wybranie opcji Wybór z listy leków i zabiegów spowoduje, że przy dodaniu nowej pozycji pokaże się okno Wybierz pozycję, zawierające wszystkie pozycje z kartoteki Leki i zabiegi.

rys. Okno Wybierz pozycję

Wybranie opcji Wybór z magazynu powoduje podział na Towar/Usługę i wywołanie okna z rys. Okno Wybierz typ.

Opcje dodawania nowej pozycji umożliwiają również stałe dodawanie pozycji - okno dodawania pozycji, będzie pojawiać się do momentu przerwania dodawania. Drugą dodatkową opcją jest tutaj wybranie magazynu, z którego pobrane zostaną pozycję dla rejestrowanej wizyty.

Co zrobić, kiedy okazuje się, że wpłata za dokument została wprowadzona nieprawidłowo lub został wybrany inny rodzaj zapłaty? Jak skorygować tą sytuację?

Najpierw należy odszukać właściwy dokument magazynowy w oknie Dokumenty magazynowe. Wywołanie menu Apteka -> Dokumenty magazynowe. Jeśli dokument jest zablokowany do edycji, blokadę tą można znieść przez kliknięcie przycisku Operacje dla dokumentu i wybranie opcji Odblokuj/zablokuj dokument. Jeśli dokument jest odblokowany, należy kliknąć na nim dwukrotnie. Użytkownik przeniesiony zostanie na zakładkę Opis dokumentu (rys. Dokumenty magazynowe owal nr 1), na której trzeba kliknąć na podzakładkę Płatności (rys. Dokumenty magazynowe owal nr 2).

rys. Okno dokumenty magazynowe

Będąc na podzakładce Płatności, należy kliknąć na przycisk Płatności dla dokumentu (rys. Dokumenty magazynowe owal nr 3). Otworzy się teraz okno Płatności.

rys. Okno płatności

W oknie tym znajduje się lista płatności za dokument. Błędną płatność można tu usunąć a następnie dodać prawidłową. Po usunięciu płatności, w oknie na rys. Okno dokumenty magazynowe, pojawi się nowy przycisk - (na prawo od pola Zapłacono), którym można dodać wpłatę. Po usunięciu wpłaty za dokument wyłączony zostanie również znacznik Zapłacony. Po kliknięciu na przycisk dodania nowej wpłaty, wyświetli się okno z rys. Okno Edycja nowej wpłaty.

rys. Okno Edycja nowej wpłaty

Przy nowej wpłacie można ustalić Formę płatności: Gotówka, Przelew, Karta, Pobranie, Kredyt, Kompensata, Przelew-przedpłata, Czek. Można ustalić również wielkość wpłaty, datę i godzinę wpłaty. Po zaakceptowaniu wpłaty stworzona zostanie odpowiednia płatność w systemie a znacznik zapłaty za dokument, zostanie włączony.

Jeśli podczas importu faktury od dostawcy, któraś z pozycji dostawcy została błędnie przypisana do niewłaściwej pozycji z kartoteki Leki i zabiegi, można to w prosty sposób skorygować.

Sposób I:

Należy wejść do okna Dostawcy, odnaleźć szukanego dostawcę, a następnie kliknąć na przycisk w części Dane dostawcy. Wywołane zostanie okno Pozycje dostawcy. Tutaj trzeba wskazać pozycję dostawcy, której przypisano nieodpowiednią pozycję ze spisu Leków i zabiegów, w programie Klinika XP. Dla wskazanej pozycji należy kliknąć przycisk i w wywołanym oknie - Skojarz pozycję dostawcy z pozycją we własnej kartotece, wskazać właściwą pozycję. Przy następnym imporcie faktury pozycje będą skojarzone prawidłowo.

rys. Okno 1

Sposób II:

Skorygować powiązanie można również podczas importu następnej faktury od dostawcy, w oknie Import faktury od dostawcy.

Dla pozycji błędnie skojarzonej należy kliknąć przycisk Sprawdź powiązanie dla bieżącej pozycji, w wyniku czego wyświetlone zostanie okno Powiązanie pozycji dostawcy z pozycją w Spisie leków i zabiegów.

W oknie tym należy (jeśli skojarzenie jest błędne) kliknąć na przycisk Wskaż inną pozycję i w oknie, które się wyświetli (patrz rys. Okno 1), wskazać właściwą pozycję.