Zdarza się, że po usunięciu jakiejś, przypadkowo wprowadzonej wizyty, powstaje luka w numeracji. Na mocy rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, z 8 sierpnia 2012, książki leczenia zwierząt muszą zawierać ciągłą numerację wizyt. Książka Leczenia Zwierząt Gospodarskich wymaga ewidencji wizyt w obrębie miesiąca, np. 01/02/2012 a następną wizytą będzie 02/02/2012. Książka Leczenia Zwierząt Domowych prowadzona powinna być w obrębie roku, tj. np. 254/2012 a następnie 255/2012. Jeśli z jakiegoś powodu pojawi się luka w numeracji, można to skorygować.  W tym celu należy wejść do okna Wizyty (wywołanie menu Leczenie -> Wizyty). W oknie tym, w pasku przycisków (u góry okna), znajduje się przycisk Operacje, który rozwija listę różnych funkcji. Jedną z nich jest opcja Numeracja wizyt, która umożliwia zmianę numeracji wizyt. Kliknięcie przycisku Numeracja wizyt, powoduje pojawienie się okna przedstawionego na rys. Przegląd numeracji wizyt.

rys. Przegląd numeracji wizyt

Powyżej przedstawione okno, umożliwia podgląd numeracji wizyt zarejestrowanych w systemie, jak również zmianę numeracji wizyt. W oknie ukazują się wizyty dla wybranego Okresu i Roku. Można wskazać również Zwierzęta, dla których mają zostać wyświetlone wizyty, czyli: Gospodarskie, Domowe lub Wszystkie. Wyłączenie opcji Pokaż tylko zasadniczy numer spowoduje, że na liście przedstawione zostaną numery identyfikacyjne wizyt, a nie ich numery w książkach leczenia zwierząt. Dla każdej wizyty z listy przedstawione są Data i Godzina rejestracji wizyty, Nr wizyty,  Typ: G (gospodarskie), D (domowe). Pokazany jest również Właściciel zwierzęcia.

Sposoby zmiany numeracji

Zmienić numer wizyty można jednym z kilku sposobów. Można zmienić numer pojedynczej wizyty, a także wizyty z pewnego zakresu. Aby zmienić, bądź nadać numer, pojedynczej wizycie należy kliknąć myszką dwukrotnie, na wybranej wizycie. Pojawi się wtedy okno do zmiany numeracji wizyty. Można tu podać nowy numer dla wizyty. Okno przedstawione jest na poniższym rysunku:

rys. Numeracja wizyt

Wizyty, zarejestrowane dla zwierząt domowych, można zmienić dla danego okresu. Służy do tego przycisk Zmiana numeracji... Wywołuje on okno Przenumerowanie wizyt domowych.

rys. Przenumerowanie wizyt domowych

W oknie tym, można wskazać zakres numeracji wizyt. Klikając na przycisk strzałki skierowanej w dół (na prawo od pola Do dnia), można wybrać jedną z typowych opcji. Natomiast pole Od numeru pokazuje pierwszy identyfikacyjny numer wizyty, zarejestrowany dla pierwszego dnia zakresu.

Przycisk Parametry numeracji, pozwala podglądnąć pewne parametry numeracji wizyt.

rys. Parametry numeracji wizyt

W oknie z rys. Parametry numeracji wizyt, zobaczyć można jaki jest Ostatni nr wizyty, dla wybranego Oddziału (jeśli jest ich kilka), we wskazanym Roku.

Inną metodą zmiany numeracji wizyt jest przenumerowanie wszystkich wizyt dla danego roku (gospodarskich i domowych). Służy do tego przycisk Przenumeruj wizyty z tego roku. Zaraz po uruchomieniu tej funkcji, użytkownik zostanie poinformowany o grożących konsekwencjach i wprowadzeniu potrzebnych ustawień.

rys. Uwaga przed rozpoczęciem przenumerowania wizyt dla danego roku.

Jeśli gatunki i rasy nie zostały oznaczone jako gospodarskie, domowe, lub innego typu (np. zoologiczne), można tego dokonać w oknie Gatunki i rasy. Wywołanie menu Stałe -> Gatunki i rasy. Pokaże się okno ze zdefiniowanymi w systemie gatunkami:

rys. Gatunki i rasy

Po kliknięciu przycisku Zmień, dla wybranego gatunku, możliwe jest określenie typu zwierzęcia, w polu Gospodarcze (jadalne). Dany gatunek może przyjąć jedną z trzech wartości: Tak - dla zw. gospodarskich, Nie - dla domowych, Niektóre gatunki - dla zwierząt, które mogą być obu typów, lub innych zwierząt, np. zoologicznych.

rys. Edycja danych gatunku

Po nadaniu odpowiednich wartości gatunkom, należy wrócić do okna Przegląd numeracji wizyt, gdzie można teraz uruchomić funkcję Przenumeruj wizyty z tego roku.

11 listopada 2011 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rolnictwa, które ułatwia prowadzenie dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej w formie elektronicznej. Paragraf  8 punkt 3 stanowi: "Książka leczenia zwierząt prowadzona w postaci elektronicznej jest utrwalona i przechowywana na informatycznych nośnikach danych w formie zapisu elektronicznego uniemożliwiającego edytowanie i zmianę przechowywanych danych oraz zapewniającego możliwość ich podglądu i wydruku".

Co to w praktyce oznacza?

1. Nośnikiem danych uniemożliwiającym edytowanie i zmianę przechowywanych danych jest płyta CD lub DVD, zapisana w trybie jednokrotnego zapisu.
2. Możliwość podglądu i wydruku można oznacza, że można zapisy na takiej płycie przeglądać i drukować przy pomocy powszechnie dostępnych programów narzędziowych, jak Acrobat Reader dla plików w formacie PDF czy przeglądarka internetowa (Internet Explorer / Chrom / Mozilla Firefox itd.).

Podsumowując: Jeśli chcemy przechowywać Książkę leczenia zwierząt domowych w formie elektronicznej, musimy zapisywać w trybie jednokrotnego zapisu na płycie CD lub DVD w formacie PDF, HTML lub innym powszechnie dostępnym.

Jak to zrobić w Klinice XP?

1. Aby stworzyć elektroniczną dokumentację Książki Leczenia Zwierząt Domowych, wchodzimy do menu Wydruki -> Centrum Wydruków -> Lekarsko-weterynaryjne i wybieramy Książka Leczenia zwierząt Domowych. Pojawi się wtedy okno Książka Leczenia Zwierząt Domowych. Po ustawieniu w oknie odpowiednich parametrów - na przykład okresu, zamiast klikać na Drukuj, należy kliknąć na przycisk Do PDF.
   Zostanie teraz utworzony dokument PDF będący elektronicznym odpowiednikiem wybranej książki:

1. W kolejnym kroku, utworzony dokument trzeba nagrać na płytę CD/DVD, koniecznie jednokrotnego zapisu.
   Plik zawierający strony Książki leczenia tworzony jest przez Klinikę XP w folderze dokumentów publicznych użytkownika, w podkatalogu BRI\ClinicXP\Std\Reports. Nazwa zawiera datę początku zakresu czasowego wizyt. Jeśli na przykład pracujemy pod systemem Windows 7, a użytkownik systemu ma nazwę Andrzej, to plik zostanie umieszczony w folderze:
   
   C:\Users\Andrzej\Moje Dokumenty\BRI\ClinicXP\Std\Reports
   
   W przypadku wizyt od 1 stycznia 2012 plik będzie miał nazwę: ksiazka_lzd_2012_01_01.pdf:
   
   
   
   
   
2. Jeśli pracujemy pod systemem operacyjnym Windows XP lub nowszym, możemy skorzystać z wbudowanej obsługi nagrywania płyt CD (płyty DVD można nagrywać, bez użycia dodatkowych programów od wersji Windows Vista). Do nagrania płyty można też skorzystać z któregoś z programów specjalnie do tego przeznaczonych, np. Nero, Roxio Burn i inne. 
   
   Uwaga:
   • Aby zapewnić nie zamazywalność plików, podczas nagrywania płyty należy zaznaczyć pole "Nie zapisuj więcej plików", "Płyta 1-sesyjna" lub podobne oznaczenie, które zapewni, że zapis nie zostanie nadpisany lub usunięty przy kolejnym nagrywaniu.
   • Dokumentację lekarsko-weterynaryjną należy przechowywać przez okres 5 lat. Warto pamiętać, że trwałość płyt CD jest ograniczona. Płyta CD w zależności od jakości może mieć trwałość od kilku tygodni do ok. 100 lat. Najlepiej wybierać płyty CD o podłożu w kolorze złotym. Więcej informacji na ten temat na stronie:  http://pl.wikipedia.org/wiki/P%C5%82yta_kompaktowa w dziale Trwałość.
3. W trakcie kontroli weterynaryjnej  płytę z plikiem zawierającym książkę leczenia zwierząt (w formacie PDF), należy przedstawić inspektorowi. Można ją wtedy odczytać przy pomocy komputera wyposażonego w stację dysków CD-ROM lub DVD-ROM (odpowiednio dla płyt CD i CD/DVD), CD-ROM, lub DVD-ROM - najlepiej na komputerze, na którym płyta była nagrana. Po otworzeniu pliku, możliwe będzie wydrukowanie dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej w formie papierowej.

Pełny tekst rozporządzenia dostępny jest na stronie www.infor.pl/dziennik-ustaw,rok,2011,num,224/poz,1347

Zaokrąglanie cen w systemie klinika XP

Zaokrąglanie cen stanowi istotny element w rozliczaniu wizyt i dokumentów magazynowych. Pozwala oszczędzić czas klienta i lekarza przy rozliczaniu wizyty.

Przy przeglądaniu szczepień zauważyliśmy, że w numeracji pojawiły się dziury. Jak uporządkować numerację szczepień?

1. Wchodzimy do Centrum wydruków -> Kategoria: Lekarsko-weterynaryjne -> Lista zaszczepionych psów.
2. Tutaj wybieramy zakres czasowy np. bieżący rok.
3. Klikamy na przycisk "Przejrzyj numerację szczepień". Pojawi się teraz okno z listą szczepień.
4. Klikamy tu na pierwszy niepoprawny numer, poprawiamy go na właściwy i wciskamy Enter lub przechodzimy do innego wiersza, aby zmiana została zapamiętana.
5. Klikamy na przycisk "Operacje" -> Przenumeruj szczepienia. Wszystkie szczepienia po tym, na którym jesteśmy ustawieni, będą miały nadane kolejne numery.

Po złożeniu zamówienia otrzymujecie Państwo fakturę pro forma. Po uregulowaniu płatności, najczęściej w ciągu dwóch dni roboczych, otrzymujecie Państwo wiadomość zawierającą link do wersji instalacyjnej programu, znajdującej się na serwerze Biura. Wersję instalacyjną należy zapisać na własnym nośniku (PenDrive, CD-ROM, Google Drive), bo na serwerze będzie dostępna tylko przez określony czas.

Chcę zakupić program Klinika XP - na dziś potrzebna mi jest wersja podstawowa. Jeśli za pół roku będę chciała rozszerzyć wersję do profesjonalnej, to będę musiała od nowa kupić licencję?

Nie. W przypadku rozszerzenia płaci się różnicę cenową między wersjami. Jeśli abonament nie był już aktywny od więcej niż 3 miesięcy, do kosztu rozszerzenia trzeba doliczyć koszt aktualizacji programu.

Jeśli z jakiegoś powodu baza danych ulegnie uszkodzeniu lub z innego powodu trzeba wrócić do wcześniejszych danych, warto skorzystać z mechanizmu odzyskiwania kopii automatycznych. Domyślnie kopie te wykonywane są co dwie godziny pracy programu i noszą nazwy zawierające datę i godzinę ich utworzenia. Na przykład kopia utworzona 25 stycznia 2012 roku o godz. 10.25 będzie miała nazwę kopia_20120124g1025.fdb. System wykonuje standardowo cztery kopie automatyczne. Gdy pojawia się piąta, najstarsza kopia jest usuwana.

Przywrócenie danych z kopii automatycznej:

1. Uruchamiamy program i zatrzymujemy się w oknie logowania.
2. Klikamy kilkukrotnie lewym przyciskiem myszki na ikonkę kluczyka, aż pojawi się przycisk "Operacje".
3. Klikamy na przycisk "Operacje" -> "Odzyskaj dane z kopii automatycznej". System powinien teraz otworzyć folder z kopiami. Jeśli nie, kopii szukamy w folderze Moje dokumenty -> BRI -> ClinicXP -> Std -> Backup. Wybieramy kopię, która nas interesuje i klikamy na Ok.

Jeśli po wykonaniu tych czynności nadal nie mamy swoich danych, prawdopodobnie baza danych nie została prawidłowo podmieniona. W takim przypadku:

• Wchodzimy do folderu, w którym jest baza danych (np. C:\Program Files\BRI\KlinikaXP\Data)
• Zmieniamy nazwę dotychczas używanej bazy danych z data.gdb np. na data2.gdb (aby na wszelki wypadek dotychczasowa baza pozostała)
• Zmieniamy nazwę pliku kopii z np. kopia20120125g1015.fdb na data.gdb (lub data.fdb - jeśli tak nazywała się dotąd baza danych).

Uwaga: W wersjach sieciowych wykonywanie kopii automatycznych nie jest domyślnie włączone. Warto to włączyć (tylko na serwerze), wchodząc do men Administrator -> Opcje -> zakładka Ochrona danych.

Jeśli kończymy współpracę z dane osobą, historia prowadzonego leczenia i innych transakcji powinny pozostać w systemie, jednak nie powinna już być podpowiadana do nowych zdarzeń (wizyt, dokumentów). Dlatego:

a) usuwamy profil użytkownika,

b) oznaczamy pracownika jako nieaktywnego.

Najłatwiej zrobić to za jednym razem: wchodzimy do menu Administrator -> Pracownicy -> ustawiamy się na danym pracowniku -> Przycisk Operacje -> Zakończenie pracy w firmie: