Pomoc do programu Klinika XP

Do rozliczenia przechodzimy klawiszem PgDn lub klikając na przycisk „Dalej”. Otworzy się okno do tworzenia dokumentu magazynowego:

Najbardziej podstawowe parametry tworzonego rachunku widoczne są od razu na ekranie. Możemy utworzyć rozliczenie, klikając na „Utwórz dokument” lub wybrać bardziej zaawansowane parametry, klikając

na „Więcej opcji”. Zaawansowane opcje może zmieniać tylko właściciel lub administrator systemu, chyba że takie uprawnienia nada użytkownikowi.

•Typ dokumentu – W zależności od ustawienia podpowiadany jest tu domyślny dokument przypisany do danego klienta (Klienci -> zakładka Finanse) lub typ dokumentu określony dla całego programu (Administrator -> Opcje -> Wystawianie dokumentów -> Domyślny typ dokumentów). Jeśli zdecydowanej większości klientów wystawiamy jedynie dowody sprzedaży (nazywane w programie Paragonami), to wygodniej będzie, jeśli niezależnie od klienta podpowie się tu paragon. Jeśli klient zażyczy sobie fakturę VAT, to wybieramy tu z listy odpowiedni typ dokumentu. Taka sytuacja ma miejsce zwykle w lecznicach małych zwierząt. Jeśli mamy stałych klientów, którym wystawiamy faktury VAT, lepiej będzie, jeśli typ dokumentu będzie brany z danych klienta: jeśli dany klient potrzebuje faktur VAT, to w jego danych wpisujemy właśnie taki typ, a innym klientom przypisujemy po prostu paragon. Takie rozwiązanie może się sprawdzać w lecznicach terenowych w przypadku obsługi dużych hodowców. 

•Domyślny rabat – Domyślnie podpowiadany jest rabat zdefiniowany dla danego klienta (Klienci -> zakładka Dane klienta). Rabat ten wykorzystany będzie podczas tworzenia poszczególnych pozycji. Rabat można zdefiniować oddzielnie dla towarów i dla usług. Każda z pozycji na paragonie może mieć później indywidualnie zmienioną wartość udzielonego rabatu.

•Magazyn – Magazyn, którego dotyczy dokument.

•Data wystawienia – Domyślnie podpowiadana data wizyty.

•Data płatności – Ustalana na podstawie daty dokumentu i ilości dni płatności zdefiniowanych dla danego klienta. Ilość dni płatności jest wyświetlana obok i można ją zmienić korzystając ze strzałek lub wpisując nową wartość.

•Metoda płatności – Domyślnie podpowiadana metoda płatności zdefiniowana w opcjach systemu.

•Ozn. transakcji – Oznaczenie transakcji dokumentu do pliku JPK.

Więcej opcji

•Skopiuj pozycje z opisu leczenia – Domyślnie pozycje kopiowane są z opisu wizyty i zalecane jest, aby znacznik ten był włączony. Można to jednak zrobić później, po utworzeniu dokumentu („Kopiuj z leczenia”) . Można również utworzyć pozycje faktury niezależnie od opisu leczenia. W takich przypadkach pole te powinno być wyłączone.

•W przypadku braku wystarczającej ilości – Należy wybrać z podpowiadanej listy reakcję na sytuację gdy nie ma na magazynie wystarczającej ilości leków opisanych w leczeniu. Dostępne są opcje: wydaj tyle, ile jest na stanie oraz nie wydawaj w ogóle danego leku. 

•Pozwól na powstanie stanu ujemnego – Możliwe tylko, gdy w opcjach programu jest ustawiona zgoda na powstawanie stanów ujemnych (Administrator -> Opcje -> Finanse i magazyn -> Dozwolone powstawanie stanów ujemnych stanów ujemnych).

•Dorównaj wartości do pełnych złoty – Dorównuje kwotę do pełnych złotówek.

•Wymaga płatności – Domyślnie włączony. Jeśli dokument jest oznaczony jako wymagający płatności, to powoduje on powstanie zadłużenia u klienta i późniejszej zapłaty za dokument. Jeśli dokument służy do późniejszego utworzenia faktury zbiorczej, to nie wymaga on płatności. W momencie generowania faktury zbiorczej dokumenty składowe użyte przy jej generowaniu oznaczane są automatycznie jako nie wymagające płatności, aby nie podwajać należności klienta.

•Dorównanie stawek VAT – Paragony za wizyty drukowane z systemu powinny łączyć wszystkie leki i usługi w jedną pozycję: „Usługa weterynaryjna”, o stawce VAT 8%. Często zdarza się jednak tak, że niektóre pozycje wchodzące w skład tej zbiorczej usługi mają inną stawkę VAT. W takim przypadku wartość paragonu zostanie dostosowana w następujący sposób: zsumowana zostanie wartość netto pozycji tworzących usługę weterynaryjną, a do całej wartości netto zostanie doliczony VAT o wartości 8%, niezależnie od stawek składowych. Dzięki temu paragon zostanie wydrukowany poprawnie. Jednak wartość dokumentu w programie może się różnić od tej na wydruku. Jest to szczególnie kłopotliwe, gdy podajemy klientowi cenę, która po wydrukowaniu okazuje się inna. Wyjściem jest nadawanie stawki VAT 8% dla pozycji podczas tworzenia rachunku niezależnie od stawki obowiązującej dla danego leku. Możemy wybrać, czy stawka 8% ma być wymuszana tylko dla leków oznaczonych w Kartotece jako Rp., czy dla wszystkich pozycji na rachunku. Bardziej prawidłowym rozwiązaniem jest nadawanie stawki VAT tylko dla leków należących do farmakopei (posiadających znacznik Rp.), bo tylko one powinny być włączane w „Usługę weterynaryjną”. Wymaga to jednak nadania wcześniej w „Kartotece leków i zabiegów” wszystkim lekom znacznika Rp. Można łatwo ustawić to pole dla wielu pozycji dzięki „Trybowi szybkiej edycji”. Więcej na ten temat można przeczytać w dziale „Kartoteka leków i zabiegów”. Więcej o opcjach drukowania dokumentu można przeczytać tutaj: Drukowanie dokumentów

•Rodzaj cen – Jakie zastosować ceny. Domyślnie to ceny przypisane do klienta. Można wybrać również ceny zakupu oraz ceny detaliczne.

•Sposób liczenia pozycji – Do wyboru: "Od brutto" lub "Od netto".

Dokument tworzymy klikając na przycisk „Utwórz dokument”. W zależności od znacznika „Zakończ wizytę po utworzeniu” może się teraz pojawić okno:

•gdy zaznaczone – okno „Akceptacja wizyty”

•Zapisz i… - Gdy wybierzemy „Przejdź do następnego zwierzęcia” system przełączy z pozycji „Zapłata” na „Kredyt / Później” i po wybraniu „Ok” wyświetli się okno z listą zwierząt klienta, dla których zarejestrować możemy kolejną wizytę. 

Po zaznaczeniu „Rozlicz za kilka wizyt (Faktura/Paragon zbiorczy)” program przejdzie do tworzenia rozliczenia zbiorczego z możliwością wybrania wizyt, za które klient będzie płacić. 

Znacznik przy polu „Zapisz do kolejnego lekarza” spowoduje dodanie wpisu w poczekalni, skąd wizytę przejąć może inny lekarz. 

„Powiel dla innych zwierząt” powoduje otwarcie okna wyboru zwierząt klienta, dla których utworzona zostanie taka sama wizyta. Po wybraniu zwierzęcia lub kilku zwierząt pojawi się okno, w którym wygenerować można wizyty:

Po kliknięciu „Generuj” utworzone zostaną wizyty, a na koniec program zapyta, czy utworzyć zapłatę zbiorczą.

„Zarejestruj wizytę dla innej części stada” – w przypadku kiedy wizyta tworzona była dla wybranych zwierząt ze stada możemy powielić ją dla pozostałych, wybranych zwierząt.

oŁączna wartość dokumentu – Końcowa wartość dokumentu do zapłaty. Pod przyciskiem strzałki można dorównać wartość do kwoty, dodać koszty karty kredytowej lub wybrać jedną z typowych cen za cały zabieg/wizytę. Można również zdefiniować własny cennik dla typowych wizyt/zabiegów.

oZmień w fakturę – Utworzona zostanie faktura.

oDolicz zadłużenie do zapłaty – W momencie, gdy klient posiada zadłużenie może je uregulować razem z tą wizytą. To, czy pole jest domyślnie zaznaczone ustawić można w parametrach pracy (Administrator -> Opcje -> Wizyty – zakończenie)

oZapłata, kredyt/później, przelew – Jaką wybrano formę zapłaty. 

oFinanse klienta – Otwiera okno z finansami klienta. 

oWydrukuj – „Dokument magazynowy” – Po zamknięciu okna zostanie wydrukowany wybrany dokument magazynowy (paragon, WZ, itp.), „Raport z wizyty” – wydruk opisu wizyty/wizyt, „Rozliczenie wizyty” – specyfikacja dla dokumentu magazynowego. 

oPrzygotuj SMS/MMS – Pozwala zaplanować SMS-a bądź MMS-a, który zostanie wysłany pod numer podany przez klienta. 

Przycisk „Ok” oznacza akceptację wizyty, a „Cofnij” powraca do okna „Rozliczenie”.

Pod przyciskiem znajdują się parametry pracy dotyczące zakończenia wizyt. Więcej na ten temat w rozdziale parametry pracy - Wizyty .

•gdy odznaczone – pozostaniemy za zakładce „Rozliczenie”, gdzie pojawią się nowe elementy:

Na rachunek automatycznie trafiają wszystkie leki i zabiegi opisane w leczeniu (gdy znacznik kopiowania jest włączony). Można to kopiowanie wykonać tutaj korzystając z przycisku „F4 Kopiuj z leczenia”. 

Należy o tym szczególnie pamiętać, gdy dodamy nową pozycję do leczenia. Program nie skopiuje automatycznie dodanej pozycji do rozliczenia – użytkownik musi zrobić to samodzielnie wykorzystując właśnie ten przycisk. 

Poszczególne pozycje można tutaj zmieniać, usuwać lub dopisywać inne. Można również zapisać wprowadzoną zapłatę (przycisk „F6 Zapłata”). Pod strzałką obok zapłaty mamy dostępne również inne opcje:

•Zapłata za ten dokument – Akcja domyślnie przypisana do przycisku. 

•Zapłata zbiorcza – Możliwość dokonania wpłaty zbiorczej.

•Przegląd finansów – Okno przeglądów finansów klienta.

•Usuń zapłatę – Usuwa zapłatę za dokument.

•Okna płatności dla tego dokumentu – Otwiera okno, w którym przeglądać możne wpłaty za dany dokument.

Jeśli chcemy, aby kwota całej wizyty była zaokrąglona np. zamiast 9,87 chcemy pobrać 10 zł, to możemy kliknąć na przycisk „F9 Dorównaj do kwoty”. System spyta wtedy o łączną wartość wizyty. Po podaniu wartości system wyszuka usługę w dokumencie i podwyższy (ewentualnie obniży) jej wartość o wyliczoną różnicę. Jeśli nie będzie żadnej usługi, to podniesiona zostanie wartość ostatniego leku. Pod strzałką znajdującą się obok napisu znajdziemy możliwość dodania dodatkowej opłaty za kartę kredytową lub dorównanie do dowolnej kwoty, którą dodać możemy z słowniku typowych cen. 

Przycisk „Dodaj” otwiera okno wyboru usługi lub towaru, które dołączone zostaną do dokumentu magazynowego. 

„Drukuj” otwiera okno wydruku dokumentu. 

Klikając na przycisk „Nagłówek” otrzymamy dostęp do nagłówka dokumentu. 

Pod przyciskiem „Operacje” ukryte są następujące dodatkowe funkcje: 

•Udziel rabat – Pozwala dodać procentowy rabat naliczany od łącznej wartości dokumentu,

•Zmień ten dokument w fakturę – Przekształca wystawiany dokument w fakturę,

•Skopiuj z poprzednich dokumentów – Pozwala skopiować do dokumentu pozycję z innych dokumentów należących do klienta,

•Odblokuj / Zablokuj dokument – Zablokowanych dokumentów nie można już zmieniać ani usuwać. Zdjęcie blokady umożliwi modyfikowanie i na odwrót,

•Zmień płatnika dla dokumentu – Zmiana osoby, która uiścić ma wpłatę za dokument,

•Przypisz dokument do wizyty – Możliwe jest podpięcie dokumentu magazynowego pod wizytę, a następnie skopiowanie pozycji do leczenia,

•Usuń powiązanie tego dokumentu z tą wizytą – Służy do usunięcia powiązania między dokumentem a wizytą. Program zapyta również, czy dokument, który odłączamy ma zostać usunięty,

•Utwórz rozliczenie na Urząd / Fundację – Aby móc korzystać z tej opcji - najpierw należy w parametrach programu (Administrator -> Opcje -> Wystawianie dokumentów -> Usługa weterynaryjna) zdefiniować usługę weterynaryjną, a następnie zdefiniować urzędy (Administrator -> Zadania Administratora -> Słowniki -> Urzędy). Kiedy dane będą uzupełnione pojawi się okno, w którym wpisujemy „Jaki procent kosztów pokryje Urząd?” oraz wybieramy płatnika. W efekcie do wizyty utworzony zostanie dodatkowy dokument WZ na kwotę przeznaczoną do zapłaty przez Urząd. Przykład: 
utworzono wizytę oraz Paragon do wizyty na kwotę 54zł. Następnie skorzystano w opcji Utwórz rozliczenie na Urząd / Fundację i wprowadzono, że Urząd pokrywa 30% kosztów wizyty. Spowodowało to, że do wizyty powstał nowy dokument WZ na kwotę 16,20zł – a paragon pomniejszony został o tą kwotę (wartość paragonu do zapłaty dla klienta 37,80zł). 

•Pokaż rozliczenie VAT – Okno z rozliczeniem fiskalnym według grup towarowych.

Wizytę zapisujemy przyciskiem „Zapisz wizytę”. Po wybraniu pojawia się okno „Akceptacja wizyty”.

← Poprzednie: Zakładka leczenie                                                                                                                                                                                                                                             Następne: Zakładka następna →