Okno poczekalni możemy wywołać w menu Dane główne -> Poczekalnia bądź klikając w nawigatorze przycisk „Poczekalnia”. Pojawi nam się wówczas okno Poczekalnia.

W lecznicach, gdzie znajduje się osobne pomieszczenie, w którym zwierzęta oczekują na przyjęcie przez lekarza, można prowadzić rejestrację oczekujących klientów i ich zwierząt. Lista zwierząt może być zawężona do zwierząt posiadających jeden z wybranych Statusów (Nie rozliczone, Wszystkie, Przed wizytą, W trakcie, Po wizycie, Rozliczone, Trwa operacja) oraz przyjmowanych przez jednego, wybranego Lekarza. 



Przyciski na wstążce

•Sprzedaj temu klientowi - możliwość sprzedania towarów aktualnie podświetlonemu klientowi na liście poczekalni. Utworzony dokument powiązany będzie bezpośrednio z jego kontem, a osobą wystawiającą dokument będzie osoba na recepcji. 

•Sprzedaż detaliczna - opcja ta pozwala na szybkie rejestrowanie sprzedaży detalicznej, bez danych kupującego, dla tzw. klientów pojawiających się w lecznicy z "lotu" .

•Kasa - przycisk ten pozwala wykonać pewne operacje dla kas. Pozwala też na przegląd zdarzeń na kasie.

oRozpoczęcie zmiany - służy do rozpoczęcia zmiany danego lekarza. Oprócz pracownika ustala się tutaj datę, godzinę oraz stan początkowy kasy. Dodatkowo można wpisać w tym oknie dodatkowe uwagi dotyczące rozpoczęcia zmiany.

oZakończenie zmiany – służy do zakończenia zmiany danego lekarza i rozliczenia gotówki, jaka powinna być w kasie. Umożliwia również wydrukowanie raportu z zakończonej zmiany.

oPrzekazanie gotówki – przycisk pozwala przekazać gotówkę innemu pracownikowi. Przycisk "Liczydło" pozwala na wyliczenie wartości przekazanych pieniędzy za pomocą określenia ilości poszczególnych banknotów i monet.

oPrzyjęcie gotówki od innej osoby – funkcja przyjęcia gotówki jest uzupełnieniem funkcji przekazania gotówki. Kiedy jeden pracownik przekazuje gotówkę drugiemu wywołuje funkcję Przekazanie gotówki, natomiast drugi pracownik musi wywołać funkcję Przyjęcie gotówki od innej osoby, która wywołuje okno przyjęcia. W oknie znajdują się wszystkie przekazania gotówki, do aktualnie zalogowanego pracownika, od innych pracowników

•Podręczne wydatki - Kasa nr -  (nr kasy zależy od ustawień w systemie) pozwala na wykonanie następujących funkcji:

oNowa wypłata - powoduje pojawienie się okna Wypłata, gdzie można dokonać wypłaty na określoną Kwotę, z aktualnie wybranej kasy. Wypłatę przeprowadza się ze względu na Typ transakcji: Koszty (ustawione domyślnie), lub: Klient, Dostawca, Pracownik, Koszty. Można również podać krótki Opis przyczyny wypłaty.

oNowa wpłata – po kliknięciu tego przycisku pojawia się okno Edycja nowej wpłaty. Można tutaj podać Datę, Godzinę, Kwotę, jak również przyczynę wpłaty. Dostępna jest również opcja wyliczenia reszty z zapłaty oraz przeliczenie wartości kwoty zapłaconej w innej walucie. 

oRaport transakcji – kliknięcie tego przycisku wywołuje okno Wydruk raportu kasowego. Dzięki niemu można wydrukować raport transakcji dla aktualnie wybranej kasy w systemie. Raporty mogą się różnić między sobą. Można wydrukować raport ze względu na Typ rozliczenia: Tylko od ostatniego czyszczenia kasy, Za wybrany okres, czy Tylko z ostatniej zmiany. Można ustawić, by raport pokazywał tylko wybrane Pozycje: Wszystkie pozycje, Tylko transakcje nietypowe (wydania i przyjęcia do kasy), lub Tylko podsumowanie.

oDostosuj – można tutaj wybrać, spośród stworzonych wcześniej w systemie kas, kasę na podręczne wydatki

oZmień kasę – opcja służy do wyboru kasy, dla której będą dokonywane transakcje.

•Operacje - wywołanie dodatkowych opcji:

oEksportuj multimedia - wywołuje okno, w którym wyświetlane są multimedia z bieżącej wizyty. Służyć może np. gdy chcemy wysłać znajdujące się załączniki klientowi w wiadomości e-mail. 

oZleć wykonanie obrazu RTG - wysłanie do urządzenia zlecenia wykonania zdjęcia RTG. Dostępne dla posiadamy modułu DICOM.  Więcej o module w rozdziale Moduł DICOM.

oPrzepisz wszystkie wyświetlone zapisy na inny dzień - funkcja wykorzystywana np. gdy w poczekalni znajdują się klienci, których wizyty z jakiegoś powodu nie mogły się odbyć. W takiej sytuacji możemy zaprosić ich do lecznicy na inny dzień i przenieść ich wpisy korzystając właśnie z tego przycisku.

•Terminarz - wywołanie okna Terminarza.

•Analizy - analiza historii zapisów w poczekalni. 

•Parametry - opisane niżej.

•Zamknij - Zamyka okno poczekalni. 


Parametry poczekalni

Przycisk ten powoduje wyświetlenie się okna parametrów recepcji. 


Możemy tu określić następujące opcje:

•Pokazuj czas który upłynął - odpowiednio do wyboru

oOd godziny zaplanowanej wizyty

oOd momentu pojawienia się klienta

•Wyróżnij osoby oczekujące długo - ustalamy po jakim czasie oczekiwania system na wyróżnić klienta pogrubioną czerwoną czcionką

•W kolumnie uwag najpierw wstępny wywiad, a za nim uwagi o kliencie - dodając nowy wpis uzupełnić możemy dwa pola: Wstępny wywiad i Uwagi. Znacznik ten decyduje o kolejności ich wyświetlania w kolumnie Uwagi.

•Zamiast napisu "Pierwszy wolny" wyświetlaj puste miejsca - dotyczy kolumny Lekarz

•Umówione terminy pokazuj w takich kolorach jak w terminarzu - dotyczy wpisów kopiowanych z terminarza do poczekalni 


•Rejestruj historię zapisów - domyślnie Tak. Rejestruje historię zapisów do celów statystycznych

•Tylko recepcja może zmieniać lekarza zaplanowanego do wizyty - w przeciwnym razie wszyscy

•Aktywne odświeżanie brakujących danych - wyłączyć, jeśli pojawiają się komunikaty błędów

•Jeśli wizyta NIE została zarejestrowana na podstawie wpisu z poczekalni - do wyboru

oSkojarzenie wizyty z wpisem

oNie zmieniaj nic w poczekalni


•Przyjmuj zapłaty - na kogo rejestrować zapłaty za dokumenty

•Sposób rozliczania wizyty - przyjęcie płatności - do wyboru:

oZawsze poprzez płatność zbiorczą - opcja ta wywołuje zawsze okno wpłaty zbiorczej, bez względu na to, czy klient ma kilka niezapłaconych dokumentów czy jeden. Rozwiązanie te sprawdzi się np. gdy przyjmujemy od klienta większą kwotę niż wartość dokumentu. Wtedy nadpłata rozdzielona zostanie jako zaliczka.

oPłatność zbiorcza, tylko gdy zadłużenie większe od wartości dokumentu - wynikające np. z niezapłaconych innych dokumentów klienta. Możemy wtedy przyjąć zapłatę za kilka dokumentów 

oZawsze tylko zapłata pojedyncza - zapłata przyjmowana zawsze tylko za dokument powiązany z wizytą. W przypadku gdy klient ma inny niezapłacony dokument, należy uzupełnić tylko o kwotę tej wizyty i przyjąć odpowiednio kolejną zapłatę. Nie rozdziela nadpłat jako zaliczki.

•Sprzedaż z okna recepcji - uruchom - odpowiednio do wyboru okno sprzedaży detalicznej lub wywołanie kreatora dokumentów


•Temat (tekst podstawowy) terminu - gdzie umieścić temat wpisu z terminarza. Do pola:

oWstępnego wywiadu

oUwag

•Uwagi dodatkowe - gdzie umieścić tekst wpisany w polu uwag wpisu z terminarza. Do:

oWstępnego wywiadu

oUwag

oNie kopiuj


•Pokaż rozliczenie kasy - gdy włączone to górnej wstążce pojawiają się dodatkowe możliwości dotyczące kas. 

•Pozwalaj na wpisywanie wielu wizyt do jednego wpisu w poczekalni - funkcja pozwala tworzyć więcej niż jedną wizytę do jednego wpisu w poczekalni. Gdy zaznaczone, to w lewym dolnym roku wśród obok danych klienta widnieje opcja "Nowa wizyta", którą tworzyć możemy kolejne wizyty.

•Pokaż zapisy z terminarza internetowego - możliwe przeglądanie zapisów z Wetterminu



Typowe czynności

Gdy pacjent zgłasza się do lekarza, to żeby go wpisać na listę klikamy na przycisk "Dodaj". Pojawi się okno do wybrania badanego zwierzęcia. 

Klikając na przycisk, obok przycisku Dodaj, wyświetla się lista dostępnych opcji: 

•Zapisać to zwierzę do kolejnego lekarza - jeśli dla danego zwierzęcia została zarejestrowana wizyta, to znajduje się ono na liście w poczekalni. Po zaznaczeniu wpisu i kliknięciu tego przycisku, będzie można zarejestrować zwierzę do innego lekarza, bez ponownego wybierania z listy najpierw właściciela, a później jego zwierzęcia. 

•Zapisz inne zwierzę tego klienta - jeśli klient przyszedł z kilkoma zwierzętami i któreś ze zwierząt ma już zarejestrowaną wizytę, aby zarejestrować wizytę dla kolejnego zwierzęcia, wystarczy kliknąć ten przycisk. 

•Znajdź po numerze telefonu - możliwość szukania klienta po numerze telefonu

•Wybierz najpierw klienta, potem zwierzę - przy dodawaniu wpisów do poczekalni w pierwszej kolejności będziemy musieli wybrać klienta, a później pacjenta  

•Insertino - akceptuj dane wprowadzone przez klienta - odczyt wpisów z terminala dla klienta. Więcej na temat modułu Insertino w rozdziale "Insertino - tablet dla klientów". 


Po wyborze może pojawić się komunikat z uwagami na temat zwierzęcia lub właściciela (np. jeśli pies jest agresywny) lub o zadłużeniu klienta. 

Następnie uzupełniamy dane do planowanej wizyty.:


•Data i godzina przyjścia klienta

•Wizyta zaplanowana na - w przypadku, gdy mamy wpis w terminarzu powiązany z danym klientem i pacjentem

•Wizyta rozpoczęła się o - dla wizyt, które są już w trakcie lub po wizycie

•Możemy wskazać dowolnego lekarza lub po prostu wybrać „Pierwszy wolny”, jeśli nie jest istotne, który lekarz ma się zająć danym przypadkiem

•Powód wizyty - nieokreślony lub wybrany z listy. Gdy wybierzemy np. profilaktykę to rejestracja wizyty rozpocznie się od razu od wyboru zabiegu profilaktycznego

•Wstępny wywiad, uwagi - dodatkowe informacje

•Na tym etapie, kiedy zwierzę jest jeszcze w poczekalni, w celu usprawnienia przebiegu wizyty, można dodatkowo je zważyć (bądź odczytać wynik z wagi podpiętej pod Klinikę XP). Jest to możliwe za pomocą przycisku waga, który otwiera okno Odczyt wartości z wagi laboratoryjnej


Okno to pozwala odczytać wagę zwierzęcia z wagi laboratoryjnej podpiętej do komputera. Aby odczyt był możliwy, trzeba podać port, do którego waga jest podpięta. Na tą chwilę program Klinika XP, umożliwia odczyt z wag: CHS oraz Kruuse


•Można też podać zmierzoną temperaturę zwierzęcia

•Wyróżnij - możemy oznaczyć wpis wybranym kolorem i specjalnym znakiem


Po zatwierdzeniu danych wstępnych, pacjent otrzymuje status Przed wizytą (w kolejnych etapach status jest zmieniany). 


 Więcej o zdarzeniach dodatkowych

Przycisk "Inne" pozwala zarejestrować zdarzenie dodatkowe:

oNowa rozmowa telefoniczna - Dzięki tej opcji zapisujemy informację o rozmowie w historii klienta. Okno pozwala nam w prostszy sposób przeprowadzić wstępny wywiad z klientem. Nie musimy wpisywać wszystkiego z klawiatury – skorzystać możemy z gotowych przycisków. 

oOdwołanie / Niestawienie się na wizytę - Coraz częstym zjawiskiem jest niestawienie się na wizytę przez klienta bez wcześniejszego poinformowania lub notoryczne odwoływanie wizyt. Wprowadzenie takiej sytuacji pozwoli na zwrócenie większej uwagi w przypadku danego klienta. Przy umawianiu kolejnych trzech terminów dla klienta otrzymamy komunikat z informacją o odwołanej wizycie.

oZaświadczenie / Wydruk - Tak samo jak w przypadku sprzedaży, nie musimy wprowadzać nowej wizyty żeby mieć zapisaną informację np. o wydaniu zaświadczenia.

oInne zdarzenie - Możliwość dodania innej sytuacji niż wyżej określone. Np. wysłanie wiadomości SMS z przypomnieniem o zapłacie.

oWprowadź zaliczkę fiskalną - przyjęcie oraz wydruk zaliczki fiskalnej


 Opis przyjmowania oraz wykorzystywania zaliczek opisany w artykule Jak poradzić sobie z zaliczkami fiskalnymi


Przycisk "Edytuj" - klikamy, gdy chcemy coś poprawić w aktualnie podświetlonym wpisie.


Klikając na przycisk "Usuń" możemy usunąć wskazane zwierzę z poczekalni (np. źle wprowadzone, bądź omyłkowo wybrane złe zwierzę spośród zwierząt klienta).


Przycisk "Drukuj" pozwala na wybór jednej z opcji wydruku. Można wydrukować aktualny Stan poczekalni, Opis wizyty lub Raport zwierząt klienta leczonych w wybranym okresie (raport opisany w artykule pod linkiem). Dla większej wygody, przycisk drukowania opisu wizyty/wizyt, został umieszczony również w rzędzie przycisków po lewej stronie, w dolnej części okna.

oStan poczekalni

Okno Raport stanu poczekalni pozwala na wydrukowanie aktualnej listy wpisów w poczekalni. Dane znajdujące się na wydruku: godzina przyjścia, godzina rozpoczęcia wizyty, czas oczekiwania,dane klienta i zwierzęcia, lekarz przypisany do rekordu oraz status.



Oprócz wyboru drukarki, czy liczby kopii, można wybrać zakres stron, które mają być wydrukowane. Po wybraniu odpowiednich opcji, można przed wydrukiem zobaczyć podgląd.


Znacznik "Zapisy klienta" - Jeśli dany klient przyszedł z kilkoma zwierzętami lub jego zwierzę musi być przyjęte przez kilku lekarzy, wtedy można włączyć znacznik Zapisy klienta.



Z prawej strony pojawi się panel Zdarzenia dnia, na którym znajdują się wartości kwot rozliczenia, zapłaconych i do zapłacenia. Jest tu też przycisk Rozliczenie zbiorcze umożliwiające dokonanie zapłaty za kilka wybranych, bądź wszystkie dokumenty, jednocześnie. Przycisk uruchamia Kreator dokumentu, który w kolejnych krokach przeprowadzi użytkownika przez proces tworzenia dokumentu zbiorczego - paragonu, faktury itd.



Pozostałe informacje

Gdy pacjent przechodzi do lekarza, lekarz rozpoczyna rejestrację wizyty (opis wizyty znajduje się w podrozdziale Rejestrowanie wizyt). W tym momencie wpis zmienia status na: W trakcie, gdy zostanie utworzony dokument rozliczający wizytę pojawi się status Rozliczone, a po zakończeniu wizyty Po wizycie. Aby wizyty ze statusem Po wizycie były wyświetlane, trzeba na liście Status, wybrać Wszystkie.


Przyciskiem - obok pola Właściciel, przechodzi się do okna Karta klienta a przycisk , obok pola Zwierzę, przełącza użytkownika na okno Karta zwierzęcia/stada.

Dla klientów z zadłużeniem w polu Uwagi pojawia się komunikat z wielkością zadłużenia, a dodatkowo w części Dane wstępne planowanej wizyty, dane tych klientów, są wyświetlane na czerwono. W polu Zadłużenie pokazane jest aktualne saldo klienta. Dla klientów z zadłużeniem można wykorzystać przycisk przycisk_finanse, który powoduje przejście do Przeglądu finansów klienta, gdzie m.in. można uregulować rachunki z danym klientem.


Dla większej przejrzystości można wyróżniać poszczególne zapisy kolorami, np. operacje na niebiesko, pacjentów z przypadkami bardzo pilnymi - na czerwono itd. Pozwala to już na etapie rejestracji pomóc lekarzom w wyborze pacjenta lub przekazać mu dodatkową informację, np. o zadłużeniu właściciela itd.       


Przyciskiem "Utwórz rozlicz.", znajdującym się po lewej stronie, w dolnej części okna, można utworzyć paragon lub fakturę za wybraną wizytę (jeśli nie jest jeszcze rozliczona) oraz przyjąć zapłatę za tę wizytę. Dodatkowo znajdują się tu inne przyciski, które są widoczne lub nie, w zależności od aktualnego statusu wizyty.

•Nowa wizyta - przycisk jest widoczny, gdy wpis ma status Przed wizytą - lekarz, który rozpoczyna wizytę danego klienta, klika na ten przycisk i zostaje przeniesiony do okna Przebieg wizyty.

•Wizyta - widoczny dla statusów: W trakcie, Po wizycie, Rozliczone - pozwala przeglądnąć historię wizyty i ewentualnie poprawić błędy, np. w ilości wydanego leku. Jeśli dokonano zmian, gdy wizyta miała już status Rozliczone, zmieni się on na Po wizycie.

•Utwórz rozlicz. – widoczne, gdy status wpisu to: Przed wizytą, W trakcie, Po wizycie (jeśli lekarz nie utworzył rozliczenia) - pozwala na wygenerowanie dokumentu magazynowego.

•Przejrzyj dokumenty - status: Po wizycie (gdy utworzono dokument magazynowy), Rozliczono - wywołuje okno Dokument.

•Rozlicz wizytę - status wizyty: Po wizycie - pozwala przyjąć zapłatę za wizytę oraz wydrukować dokument.

•Drukuj opis - m.in umożliwia wydruk opisu wizyty.

•Nowa wizyta - status: Po wizycie, Rozliczone, dla danego wpisu pozwala zarejestrować nową wizytę u innego lekarza. Opcja ta jest dostępna, po włączeniu opcji Pozwalaj na wpisywanie wielu wizyt dla jednego wpisu w poczekalni w oknie Parametry.

•Faktura zbiorcza - generowanie rozliczenia zbiorczego z kilku dokumentów klienta


Zakładka "Towary zakupione przed wizytą" - gdy klient zgłosił już nam zapotrzebowanie na jakiś produkt, to możemy dodać go do wizyty jeszcze przed jej rozpoczęciem. Pozycje dodane w tym miejscu zostaną automatycznie wpisane do leczenia w rozpoczętej później przez lekarza wizycie.

  


Pod prawym przycisk myszy zakończonej wizyty znajduje się dodatkowa funkcja "Wydrukuj nalepki", która pozwala wydrukować etykiety leków, przekazanych klientowi do dozowania zwierzęciu w domu/gospodarstwie. Funkcja ta jest przydatna, gdy na opakowaniu z lekiem nie ma nazwy, a klient otrzymał np. dwa rodzaje tabletek dla zwierzęcia o różnym dawkowaniu. Wtedy przy dozowaniu nie powinien pomylić leków. W oknie drukowania etykiet można ustawić parametry rozmiaru papieru a także szerokości i wysokości etykiet. Dostępne dla klientów posiadających aktywny moduł CRM-SMS. 




Następne: WARIANT A: recepcja rejestruje wizytę i pobiera opłatę →

 Zobacz także:
Artykuł Raport zwierząt klienta leczonych w wybranym okresie 
Artykuł Jak poradzić sobie z zaliczkami fiskalnymi
Moduł CRM-SMS
Zdarzenia dodatkowe