Co zrobić, kiedy zdefiniowanego w schemacie leczenia leku nie można użyć, choć widnieje w stanach magazynowych? Czy może się zdarzyć, że wprowadzonego do kartoteki leku nie widać ani na magazynie ani w kartotece Leki i zabiegi? Jak doszło do takiej sytuacji?

Każda wprowadzona do kartoteki Leki i zabiegi pozycja posiada znacznik mówiący, czy jest ona używana w programie, czy nie. Jest to znacznik o nazwie Aktywny, który można włączyć w kartotece Leki i zabiegi. Wyłączyć znacznik można w dwóch miejscach. W kartotece Leki i zabiegi oraz na Karcie leku/zabiegu.

rys. Umiejscowienie znacznika Aktywny w kartotece Leki i zabiegi

Kiedy ilość danej pozycji na magazynie wynosi zero i wyłączona zostanie opcja Aktywny, powoduje to ukrycie pozycji w kartotece Leki i zabiegi, oraz w oknie Stany magazynowe. Wyłączenie tej opcji, nie powoduje jednak usunięcia leku  z programu.

W wyniku wyłączenia znacznika aktywności pozycji może się zdarzyć, że dana pozycja zdefiniowana, w którymś schemacie, jest dostępna w leczeniu, a nie widać jej na magazynie. W tym wypadku należy wejść do kartoteki Leki i zabiegi (wywołanie menu Apteka -> Leki i zabiegi) i kliknąć na przycisk lejka to filtrowania danych.

rys. Włączenie lejka do filtrowania danych

Pojawi się teraz okno do filtrowania danych.

rys. Filtrowanie danych

W polu Aktywne należy wybrać opcję Wszystkie, lub Tylko nieaktywne. Wówczas w kartotece pokażą się odpowiednio wszystkie pozycje lub wyłączone. Wyświetlone w ten sposób nieaktywne pozycje, będzie można teraz z powrotem włączyć, do stosowania w programie.

Pozycji która jest nieaktywna, nie można również przyjąć na magazyn, bo nie pokazuje się w spisie leków i zabiegów. Nie można jej zatem skojarzyć, z pozycją dostawcy, dla importowanej pozycji. Często popełnianym błędem, jest przyjęcie na magazyn tej samej pozycji pod inną lub podobną nazwą - stworzenie duplikatu. Wówczas, jeśli w schemacie leczenia zdefiniowana jest nieaktywna pozycja, może wydawać się, że system źle działa, bo przecież pozycja widnieje na magazynie. Jest to jednak nieprawdą, bo w magazynie widać duplikat, a pozycja ze schematu jest nieaktywna. Żeby sprawdzić, czy faktycznie system źle działa należy, podobnie jak poprzednio, wejść do okna Leki i zabiegi, włączyć filtr pokazujący wszystkie pozycje i sprawdzić, czy nie ma dwóch pozycji o podobnych nazwach, z których jedna ma ilość 0, i jest wykorzystywana w schemacie leczenia. Jeśli tak jest, należy:

1. Włączyć znacznik Aktywny, dla nieaktywnej pozycji.

2. Znaleźć duplikat (pozycja wprowadzona, gdy lek stosowany w schemacie leczenia, miał wyłączony znacznik Aktywny).

3. Na zakładce Dane podstawowe dla duplikatu, kliknąć przycisk Połączenie kodów dwóch leków w jeden, zaznaczony na rys. poniżej:

4. W wywołanym oknie Wybierz pozycję, wskazać duplikat i kliknąć przycisk Wybierz.

Po wykonaniu tych czynności w bazie pozostanie jedna prawidłowa pozycja, którą z powodzeniem można będzie stosować w schematach leczenia. Nie zginą również dane z leczenia, dla którego wykorzystano duplikat pozycji.