Najcenniejszą rzeczą jaką posiadamy na komputerze są dane leczenia naszych klientów, kartoteki leków, stany magazynowe - wszystko to trzymane jest w bazie danych. W związku z zawodnością komputera bardzo ważne jest wykonywanie kopii naszej bazy. Mamy kilka możliwości wykonania:

Kopia zapasowa

Wywołanie:       Zakładka Administrator –> Zadania administratora –> Kopia zapasowa

System pozwala też na wykonanie kopii danych przy wychodzeniu z programu. Pod spodem wyświetlana jest data ostatniej archiwizacji. Jeśli przez pięć dni nie była wykonywana żadna archiwizacja, data pod spodem wyświetlana jest w kolorze czerwonym, a domyślnym przyciskiem w oknie wyboru staje się „Archiwizacja danych".

Po wybraniu opcji wykonania kopii zapasowej zaleca się wybranie opcji Pen Drive, w celu jej wykonania na dysku zewnętrznym. Z rozwijanej listy wybieramy literę, która została przypisana przez system Windows dla naszego pen driva, oraz potwierdzamy przyciskiem ok w celu wykonania kopii danych. 

UWAGA !!! Po wykonaniu kopii, dysk zewnętrzny należy bezpiecznie wyciągnąć z komputera i przechowywać poza lecznicą !!!

Należy pamietać, że nie wszystkie informacje przechowywane są w bazie danych. Ze względu na rozmiar plików, multimedia, a więc np. zdjęcia rentgenowskie, wyniki badań laboratoryjnych dokładanych do wizyt w postaci plików pdf lub zdjęcia zwierząt przechowywane są jedynie w folderze multimediów. Dbając o bezpieczeństwo danych należy wykonywać także kopię zapasową multimediów. W tym celu po wykonaniu kopii bazy danych, należy wybrać przycisk Więcej opcji, a następnie także korzystając z dysku zewnętrznego wybrać opcję Zachowaj multimedia:

Klinika XP wykonuje także automatyczną kopię zapasową danych. W zakładce Administrator -> Opcje  -> Ochrona danych deklarujemy miejsce, w którym na dysku lokalnym komputera ma się wykonywać automatyczna kopia danych. Opcja Co stały okres pozwala zadeklarować co ile minut pracy programu wykonywać ma się kopia. Można także wybrać opcję O określonej porze, dzięki której Klinika XP wykona kopię danych o zadeklarowanej godzinie.  Automatyczne wykonywanie kopii danych nie gwarantuje bezpieczeństwa danych. W przypadku awarii komputera, dysku twardego itp. dane mogą zostać utracone.

UWAGA: nie dotyczy to Użytkowników , którzy bazę przechowują w chmurze.

Wielu użytkowników utraciło swe dane ze względu na wirus komputerowy, awarię lub zmianę sprzętu lub przypadkowe operacje w systemie Windows. Praca związana z ponownym wprowadzeniem danych jest bardzo mozolna, męcząca i długotrwała; dlatego zdecydowanie zaleca się systematyczne tworzenie kopii zapasowych. Przynajmniej raz w tygodniu zaleca się zachowywanie danych na zewnętrznym nośniku (najlepiej nagrywarka CD–ROM lub USB Drive), przechowywanym poza biurem.

Odzyskanie danych

Wywołanie:       Zakładka Administrator –> Zadania administratora –> Odzyskiwanie danych

Opcja ta służy do odtworzenia danych, dla których była wcześniej utworzona kopia zapasowa. Po lewej stronie okna trzeba wybrać plik z kopią danych, z którego mają być odtwarzane dane. Przyciskiem „Wybierz” akceptujemy wybór i uruchamiamy odtwarzanie.

Klikając w poniższą grafikę możemy obejrzeć film, w którym pokazane jest jak krok po kroku przenieść Klinikę XP ze wszystkimi danymi na nowy komputer.