MASTER CLASS – Kongres PSLWMZ 2022

Jak kontrolować koszty, wyceniać wizyty i lepiej panować nad organizacją i finansami placówki weterynaryjnej w rzeczywistości roku 2022

Ostatnie miesiące wstrząsnęły myśleniem o finansach nie tylko osoby zajmujące się zawodowo tą częścią działalności. Nie chodzi już tylko o rosnące ceny, nowe koszty i zagrożenia polityczne. Skupiamy się bardziej niż kiedykolwiek na analizie kosztów, dokonujemy radykalnych cięć budżetów, ostrożniej zamawiamy leki, zgadzamy się na zadłużenia klientów i uszczelniamy kontrolę pracowników. Częściej niż kiedykolwiek spotykamy się z ograniczonym budżetem klientów. Działamy w nieznanej nam rzeczywistości i pilnie potrzebujemy wsparcia informatycznego do zupełnie nowych celów. Ile tak naprawdę kosztuje mnie wizyta? Czy mogę umówić klienta na wykonanie kosztownej operacji za trzy miesiące w dzisiejszej cenie? Co z kosztami umówionych do specjalisty wizyt, na które nie stawił się klient? Jak zaangażować pracowników do odpowiedzialnego myślenia o finansach i gdzie postawić granice ich uprawnień? Jak zarządzać zespołem, gdy każda osoba jest dostępna w innych godzinach, a na bieżąco trzeba podejmować decyzje?

W poszukiwaniu odpowiedzi może nam pomóc dobrze skonfigurowany system informatyczny. Najpierw musimy jasno określić, do czego chcemy go wykorzystać i co jesteśmy w stanie z niego wyciągnąć. Jeśli nie wprowadzimy automatycznej kategorii faktur, nie dowiemy się, która część naszej działalności przynosi nam dochody, a która straty. Nie określimy kosztów wizyty bez wprowadzenia kosztów stałych czy wydzielenia usług obcych. Z kolei nie są to dane, które powinny być dostępne przez każdego pracownika. Celem zajęć jest zaproponowanie usprawnień w zarządzaniu placówką - nie tylko w obszarze finansowym.

Wśród zmian organizacyjnych szczególne miejsce zajmuje zarządzanie zmianą. W 2018 roku wiele osób mocno przejęło się RODO, przygotowało nawet różne dokumenty dotyczące bezpieczeństwa. Nie zaplanowało jednak systematycznego nadzoru nad dokumentacją. Dzisiaj wszystko jest nieaktualne i nie przeszłoby najprostszej kontroli. Zasada ta dotyczy większości zmian organizacyjnych, których się podejmujemy - od przeglądów samochodu po wynagradzanie pracowników. Planowanie okresowych kontroli i stałego usprawniania jest tak samo ważne jak wprowadzane na początku ustalenia. Przeglądy mogą być systematyczne, jak w zarządzaniu przez jakość (TQM), lub dynamiczne i bardziej dostosowane do aktualnej sytuacji (SCRUM). Gorzej, jeśli z braku czasu nie ma ich w ogóle. Czy i tu może nam się przydać informatyka? Oczywiście tak! Zapraszam na prezentację, jak wykorzystać Klinikę XP w codziennym zarządzaniu.

Co jakiś czas podejmujemy decyzję o poprawieniu życia. Rzucamy się w wir postanowień, „teraz wszystko będzie inaczej”, widzimy pierwsze efekty. Potem okazuje się, że codziennych, nieprzekładalnych zadań jest tak wiele, że luksus odejścia od codziennych rutyny trzeba opłacić nadrabiając po nocach wszystko, co się w międzyczasie nagromadziło. Czy można to jakoś lepiej zorganizować? Przede wszystkim: najbardziej wartościowa część przemian rozgrywa się znacznie później. Korzyści z wprowadzonych zmian będą odczuwalne tylko pod warunkiem zaplanowania rewizji i zabetonowania czasu na przeglądy okresowe. Przyda nam się tu system zarządzania zadaniami i zarządzania czasem.

SEMINARIUM

KLINIKA XP – PRAKTYCZNE SCENARIUSZE KORZYSTANIA Z PROGRAMU

Tym razem główna część warsztatów zorganizowana będzie w formie studium przypadku (case study).

Wspólnie przejdziemy różne wersje scenariusza wizyty, jaki ma miejsce w lecznicy, od momentu pierwszego kontaktu z właścicielem (umówienie wizyty, potwierdzenie terminu, RODO), przez warianty rejestracji na miejscu (na przykład samodzielne wpisanie danych przez klienta), następnie poszczególne etapy rejestracji wizyty, warianty rozliczenia, przyjęcie płatności czy rozliczenie zbiorcze. Na koniec przyjrzymy się, co dają nam gromadzone przy okazji dane.

Inna analiza pokaże drogę towaru na magazyn z uwzględnieniem wymogów JPK, poprzez zmiany cen, jednostek miary i inne operacje po wydanie do klienta, rozchód wewnętrzny i związane z tym konsekwencje.

Trzecia droga  opisze zmiany organizacji pracy. Spróbujemy wspólnie poukładać kluczowe elementy funkcjonowania placówki weterynaryjnej, od ustalenia kompetencji pracowników, podstawowych procedur i automatyzacji pracy, poprzez zasady komunikacji po rozliczanie pracowników, współpracę z biurem księgowym. Na koniec spróbujemy uzyskać przejrzysty obraz finansowy tego, co robimy oraz analizę spraw wymagających wyjaśnienia.

Ostatnia droga dotyczy przepływu wiedzy przez placówkę: od zlecania badań do laboratoriów przez import wyników i rejestrację usług obcych po analizy diagnostyczne, od kojarzenia vademecum do wybierania zamienników, od obrazu USG do opisu badania kardiologicznego.

W każdej analizie pokażemy konkretne mechanizmy w programie ułatwiające pracę: przedpłaty i rozliczanie zaliczek oraz terminale płatnicze, integrację z systemami refundacji i ubezpieczeń, wykorzystanie centralek telefonicznych czy kwestie związane z elektroniczną ewidencją faktur. Oprócz nowości omówimy typowe sytuacje z życia lecznic: komunikację przez SMS i mail, czy mniej znane, a bardzo przydatne funkcje Kliniki XP. Pokażemy przełożenie obecnej sytuacji ekonomicznej na konkretne działania w programie.

Zapraszamy i do zobaczenia!