Od wersji 5.15 w Klinice XP na liście wizyt przy niektórych wpisach pojawiają się kłódki. O co w tym wszystkim chodzi?

Rozporządzenie Ministra Rolnictwa 1347 z 2011 roku nakłada na oprogramowanie weterynaryjne warunki, które musi spełniać, aby było źródłem wiarygodnej dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej. Raz zatwierdzone wpisy muszą być nieusuwalne, każda zmiana musi być rejestrowana, podobnie jak każda wersja zapisu wizyty. Rozporządzenie nie określa, od którego momentu wpis zostaje zatwierdzony. Przyjmujemy więc, że zmiany i wersje wizyt zaczynamy rejestrować od momentu przekazania klientowi dokumentów zawierających zapis wizyty. W przypadku zwierząt gospodarskich będzie to wydruk książki leczenia zwierząt gospodarskich, a dla pozostałych zwierząt wydruk Karty informacyjnej wizyty.

Przepisy na pierwszy rzut oka wydają się restrykcyjne: każda pomyłka jest widoczna, nie można nic usunąć ani ukryć. Zastanówmy się jednak, dlaczego temat zrobił się aktualny teraz, wiele lat po wejściu w życie aktów prawnych? Nowe pokolenie właścicieli zwierząt dużo lepiej zna swoje prawa i potrafi je egzekwować. Weryfikuje poprawność otrzymanych opisów wizyt. Jeśli znajdzie jakieś niezgodności, zgłasza to, żąda wyjaśnień lub rekompensaty. Wzrasta ilość pozwów wobec lekarzy weterynarii. Dokumentacja prowadzona w praktyce weterynaryjnej staje się głównym narzędziem obrony lekarzy. Jeśli jednak okaże się, że w dokumentacji wprowadzono zmiany i wydruk dany klientowi różni się od wydruku w lecznicy, wiarygodność zostaje podważona. Lekarzowi może zostać postawiony zarzut fałszowania dokumentacji, a koronne dowody jego rzetelnej pracy nie będą w ogóle brane pod uwagę.

Dodatkowo w ostatnich miesiącach możemy obserwować zmianę rynku pracy: rynek pracodawcy zmienił się w rynek pracownika. Zwiększona rotacja kadrowa powoduje, że więcej osób ma wpływ na dokumenty generowane w lecznicy. Mamy jeszcze stażystów, personel pomocniczy i lekarzy z mniejszym doświadczeniem. Każdej z tych osób mogą zdarzyć się pomyłki, podczas pospiesznego opisywania zdarzenia. Można później uzupełnić wpisy, ale jeśli doprowadzą do nieuzasadnionych rozbieżności z dokumentami "na zewnątrz", konsekwencje stają się bardzo poważne. 

Celem zmian w Klinice XP jest ochrona przed takimi sytuacjami, wzmocnienie wiarygodności lekarzy weterynarii i w konsekwencji poprawa statusu tego zawodu. 

W ostatnich tygodniach powtarzały się Państwa pytania na ten temat. Oto niektóre z nich:

• Od którego momentu rejestrowane są zmiany w wizytach? Dla wizyt gospodarskich od wydrukowania książki leczenia zwierząt gospodarskich. Dla pozostałych wydruk Karty informacyjnej wizyty. Wydruk karty obrotu detalicznego powoduje oznaczenie wizyt i dokumentów jako ostatecznie zablokowanych - od tego momentu nie można ich już zmieniać. 

• Niektóre wizyty są oznaczone szarą kłódką, ale ostatnio pojawiła mi się czerwona kłódka. Co to oznacza? Wydrukowanie karty obrotu detalicznego powoduje, że wszystkie wizyty ujęte na karcie zostają ostatecznie zablokowane i nie można ich edytować. Są one wyświetlane z czerwoną kłódką. Ostateczne Wizytę można także ostatecznie zablokować w oknie Wizyty -> przycisk Operacje.

• Czy można przetestować, jak to będzie wyglądać przed ostatecznym zatwierdzeniem wizyty? Jeśli nie zakończyliśmy jeszcze ostatecznie edycji danych wizyty, możemy nie drukować karty obrotu, a jedynie zapisać ją w formacie PDF, co nie jest jeszcze ostatecznym wydrukiem, a jedynie formą próbnego wglądu w przygotowywany kształt dokumentu. Oczywiście nie należy drukować plików zapisanych w formacie PDF jako dokumentów lekarsko-weterynaryjnych. Podobnie jest z Kartą informacyjną. Jeśli w opcjach wydruku karty wyłączymy znacznik "Wydruk oficjalny", na wydruku pojawi się znak wodny - napis WYDRUK TESTOWY. Wydruk taki nie jest przeznaczony dla klienta i nie powoduje oznaczenia edycji wizyty jako zakończonej. 

• Czy można edytować raz wydrukowane wizyty? Jak najbardziej tak, o ile nie została wprowadzona blokada ostateczna (wydruk Karty obrotu detalicznego)

• Czy można usuwać wydrukowane wizyty? Nie. Można je jednak "skreślić". Skreślamy wizytę ustawiając się na niej w oknie wizyt i klikając na przycisk Usuń u góry okna. Przy próbie usunięcia takiej wydrukowanej wizyty pojawi się informacja, że nie można tego zrobić, można jednak oznaczyć wizytę jako skreśloną. Od tej pory nie będzie się ona pojawiać na liście wizyt (chyba że wyłączymy taki filtr), Uwaga: oznaczenie wizyty jako skreślonej nie zawsze powoduje usunięcie odpowiadającego jej dokumentu magazynowego. Dokument taki trzeba wtedy usunąć klikając na jego numer w prawym dolnym rogu okna wizyt i usuwając dokument z listy.

• Gdzie będą widoczne wprowadzone zmiany? Poprawki oraz skreślenia pojawią się w książkach leczenia zwierząt gospodarskich i towarzyszących. Listę zmian do wizyty można też obejrzeć, klikając prawym przyciskiem myszy na wizycie w oknie wizyt -> Historia edycji wizyty

• Czy program umożliwia dostęp do wersji wizyt po kolejnych modyfikacjach?  Tak. Wersje wizyt można przejrzeć, klikając prawym przyciskiem myszy na wizycie w oknie wizyt -> Wersje zapisu wizyty.

• Czy nie będzie lepiej, jeśli zaprzestaniemy aktualizacji programu? Zdecydowanie nie. Już od czasów RODO wszędzie słyszymy, że elementarnym warunkiem bezpieczeństwa danych jest regularne aktualizowanie programów, które przetwarzają dane. W świecie galopujących zmian prawnych, standardów zabezpieczeń i rewolucyjnych technologii praca na starszych wersjach programów stała się po prostu niebezpieczna. W ciągu trzech tygodni od ukazania się wersji 5.15 została ona pobrana ponad 4400 razy, co jest wyrazem rosnącej świadomości użytkowników.

Andrzej Miechowicz

Bardzo dziękuję uczestnikom studiów podyplomowych na Akademii Koźmińskiego za rzeczową dyskusję na temat wagi dokumentacji podczas spotkania. Mam nadzieję, że skorzystają na niej wszyscy użytkownicy programu.