Dodaj na podstawie wizyt

 Tworzenie pozycji dokumentów sprzedaży na podstawie zarejestrowanych wizyt zwierząt danego właściciela. Przydatne w szczególności, gdy chcemy wystawić fakturę zbiorczą z kilku wizyt w ramach jednego rozliczenia.


Okno Wybierz wizyty pozwala na wybranie wizyt wchodzących w skład dokumentu zbiorczego. 


W polu Zwierzę, można wybrać konkretne zwierzę, z listy zwierząt Właściciela. Po takim wyborze w oknie można będzie wybierać do dokumentu zbiorczego, spośród wszystkich wizyt przeprowadzonych dla danego zwierzęcia. Zakres widoczności wizyt ustawia się przedziałem czasowym Od dnia - Do dnia. 

Zaznaczenie pola Pomiń wydrukowane fiskalnie, Pomiń faktury VAT oraz Pomiń faktury uproszczone spowoduje ukrycie wizyt, dla których wydrukowane zostały paragony fiskalne lub do których utworzone zostały faktury.


Zaznaczenie pola Inny klient pozwala wyświetlić oraz wybrać wizyty innych klientów. Grupa klientów powoduje wyświetlenie się rozwijanej listy Grupy. Po wyborze grupy w oknie pojawią się wszystkie wizyty klientów przypisanych do danej grupy, w zadanym okresie czasu. 


Uwaga:
Wybór wizyt dla klientów z danej grupy jest przydatny, w przypadku dużych firm (organizacji), dla których lecznica obsługuje ich pracowników. Gdy dana organizacja chce fakturę zbiorczą, wówczas klientów z tej organizacji można przypisać do grupy o nazwie np. tej firmy a później wydrukować fakturę zbiorczą z ich wizyt w zadanym okresie czasu. 


W głównej części okna znajdują się wizyty, które można włączyć do dokumentu zbiorowego. Wizyty wyświetlane na czerwono, to takie, dla których płatność nie została jeszcze uregulowana. Po wybraniu danej wizyty pojawi się przy niej znaczek: Zaznaczona, który mówi, że wizyta będzie dodana do tworzonego dokumentu zbiorczego. Pod listą wizyt znajduje się kwota Razem (brutto), za wybrane do dokumentu wizyty. 


Pod przyciskiem z trzema kreskami (prawy górny róg) znajduje się opcja Wydrukuj dokumenty wydań spowoduje pojawienie się komunikatu czy wydrukować dokumenty z listą dokumentów, jakie zostaną wydrukowane po akceptacji. Dokumenty, które pojawią się na liście do drukowania, to dokumenty zaznaczone w oknie wizyt. Po akceptacji, dla każdego dokumentu, każdorazowo pokaże się okno Wydruk dokumentu: 

Druga opcja to Zestawienie kosztów leczenia - raport można wydrukować, zapisać do pliku PDF lub wygenerować arkusz w MS Excel. Może zwierać podstawowe informacje (data, typ wizyty, dokument, koszt, zapłacono, do zapłaty) o kosztach leczenia lub może być bardziej szczegółowy - wymienione pozycje dokumentu. 



Przycisk "Więcej opcji" wyświetla dodatkowe parametry: 


•Sposób łączenia pozycji:

oKażda wizyta to jedna, sumaryczna pozycja na fakturze - Po wyborze tej na dokumencie zbiorczym, zamiast wyszczególnionych leków i usług, zastosowanych w danej wizycie, będzie widniała jedna usługa. Dla tego typu wyświetlania wizyt określa się Kod usługi określającej wizytę. Jeśli nie ma w systemie zdefiniowanej takiej usługi, to można ją stworzyć w oknie Wybierz pozycje. Oprócz kodu wizyty określa się również Kod pozycji oznaczającej dojazd.

oKażdy lek/zabieg to jedna sumaryczna pozycja na fakturze - Standardowa opcja dla faktur zbiorczych. Każda pozycja wyświetlona z osobna.

oKażdy pobyt szpitalny, to jedna, sumaryczna pozycja na fakturze - Opcja ta działa podobnie jak zaznaczenie opcji Każda wizyta to jedna, sumaryczna pozycja na fakturze. Opcja ta może być stosowana w przypadku leczenia szpitalnego. 

oWłącz tylko usługi w cenach przetargowych


Przy wyborze wizyt do dokumentu składowego, można udzielić Rabat na leki a także Rabat na usługi. 

Opcja Łącz towary o różnych cenach sprzedaży spowoduje, że wszystkie wydania jednego towaru, z różnych wizyt, nawet jeśli były wydane w różnych cenach, zostaną zgrupowane w jedną pozycję ze średnią ważoną cen wydania. Może to powodować zawyżenie rzeczywistej wartości sprzedanych leków. Z tego powodu włączanie tej opcji jest niezalecane. Zalecane jest to natomiast w przypadku usług.

Wydziel dojazd jako osobną pozycję - dojazdy do klienta zostaną przedstawione jako osobna pozycja. 


Po wybraniu wizyt do faktury i kliknięciu przycisku OK użytkownik zostanie poinformowany o konsekwencjach wyboru.


Uwaga: Nieodwracalność procesu tworzenia faktury zbiorczej:
Jeśli dla tworzonego dokumentu zbiorczego część dokumentów była już opłacona a część pozostaje do zapłaty, należy pamiętać o kilku zależnościach. Płatności z dokumentów składowych zostaną podpięte pod fakturę zbiorczą. Po utworzeniu faktury, dokumenty składowe zostaną oznaczone jako zamknięte do edycji a co ważniejsze jako niewymagające płatności. 


Co przypadku, gdy zakończyliśmy już wprowadzanie dokumentu i okazało się, że do rozliczenia zbiorczego włączyliśmy nie ten dokument?

W tej sytuacji należy błędny dokument odłączyć od rozliczenia, a następnie dodać prawidłowy.  Czynności wykonujemy w oknie dokumentów -> Operacje do dokumentu -> Dokumenty składowe faktury zbiorczej. Ukaże nam się okno: 

                               

w którym odpowiednio możemy dodać (Dodaj na podstawie wizyt) bądź odłączyć (Odłącz bieżący dokument składowy od faktury zbiorczej) dokument. 


Dodaj na podstawie wydań WZ

Tworzenie pozycji dokumentów sprzedaży na podstawie wprowadzonych dokumentów WZ - powstanie faktura zbiorcza.



Okno to pozwala wybrać, które dokumenty, mają być ujęte na fakturze zbiorczej. 

Płatności dla konkretnego Właściciela można przeglądać w zadanym okresie czasu, tj. Od dnia - Do dnia.

Wpływ na magazyn - wszystkie dokumenty, tylko zdejmujące ze stanu lub  tylko nie wpływające na stan. 

Opcja Pomiń faktury ukrywa z listy dokument, które są fakturami.

Można zaznaczyć opcję Tylko dokumenty WZ - jeśli faktura zbiorcza ma składać się wyłącznie z dokumentów wydania zewnętrznego. 

Zaznaczenie pola Inny klient pozwala wyświetlić oraz wybrać wizyty innych klientów. Grupa klientów powoduje wyświetlenie się rozwijanej listy Grupy. Po wyborze grupy w oknie pojawią się wszystkie wizyty klientów przypisanych do danej grupy, w zadanym okresie czasu. 


Typ płatności pozwala zmniejszyć listę przeglądanych dokumentów do tych, dla których płatność była wybranego typu. 

Poziom cen na fakturze pozwala wybrać z jakim narzutem mają zostać zgrupowane pozycje. Możliwe opcje to: 

oDomyślne - według cen ustalonych dla danego typu dokumentu. 

oCeny zakupu 

oCeny hurtowe 

oCeny hurtowe 2 


 Zasady tworzenia dokumentów:

•Nie łącz towarów w jedną linię spowoduje, że wszystkie pozycje będą na dokumencie osobno. Nawet jeśli na fakturę zbiorczą trafią dwa wydania tego samego leku, o tej samej cenie jednostkowej, zostaną one przedstawione osobno. 

•Nie zmieniaj płatności dot. WZ - dla dokumentów WZ nie można zmieniać cen. W przypadku ewentualnej różnicy w łącznej kwocie z dokumentów WZ, a wartości faktury zbiorczej, można zostać posądzonym o oszustwo, za co grożą konsekwencje prawne. 


Pozostałe narzuty można określić w menu Administrator -> Opcje... -> na zakładce Ceny. Tutaj też można zdefiniować do 10ciu nowych typów cen, zaznaczając opcję Cennik zaawansowany. 

•Użyj cen przed rabatem - ceny bez uwzględnienia rabatów. 


W głównej części okna znajduje się wykaz dokumentów w zależności od nałożonych filtrów (czas, typ płatności), jakie można włączyć na fakturę zbiorczą. Domyślnie wszystkie dokumenty z listy są włączane do tworzonego dokumentu zbiorczego mają ustawiony znaczek - Zaznaczona. Aby wykluczyć któryś z nich, wystarczy na niego kliknąć. 


Pod listą dokumentów składowych faktury zbiorczej znajdują się dodatkowe pola. Rabat na towary i Rabat na usługi, pozwalają ustawić rabat, jaki ma być naliczony, dla pozycji na fakturze zbiorczej.

Dołącz opisy usług - sprawi, że oprócz nazw usług na fakturze pojawią się ich opisy. 
Łączna wartość pokazuje łączną wartość dokumentów, które zostały włączone do faktury zbiorczej. Po nadaniu rabatów, wartość faktury zbiorczej będzie się różnić od kwoty w tym polu. 

Po wybraniu danego dokumentu z listy, klikając na przycisk Pokaż dokument składowy, wyświetlone zostaną pozycje (leki i zabiegi) jakie były dla tego dokumentu zastosowane. 

Po wybraniu odpowiednich opcji, można klikając na przycisk Generuj zatwierdzić wybór pozycji. W kolejnym oknie możliwa będzie akceptacja i wydruk faktury. 


Skopiuj z poprzedniego dokumentu

Pozwala na wybór towarów i usług z wcześniej stworzonych dokumentów. 



Do listy pozycji w nowo tworzonym dokumencie zostaną dodane pozycje z wybranego dokumentu w ilości takiej, jaka była zastosowana wcześniej. Jeśli ilość leku zastosowana wcześniej, jest różna od zastosowanej obecnie, można ją zmodyfikować, klikając na przycisk Zmień. Jeśli na magazynie nie będzie wystarczającej ilości leku, jaka była zastosowana na poprzednim dokumencie, wówczas pozycja nie zostanie skopiowana. 

Okno wyświetla wszystkie dokumenty klienta, jakie były dla niego wystawione. Dla danego dokumentu wyszczególnione są: 

•Data utworzenia dokumentu, 

•Kwota na jaką był wystawiony, 

•Nazwa dokumentu. 

Po wybraniu szukanego dokumentu, pojawią się pozycje z dokumentu, które były zastosowane. Dla pozycji wyszczególniono: 

•Towar/usługa - nazwa pozycji, 

•Ilość jaką zastosowano dla wybranego dokumentu, 

•J.m. - jednostka miary dla ilości zastosowanego leku, 

•Kwota - cena jednostkowa pozycji. 

W miejscu tym można również zaznaczyć - Opcja zaznaczona bądź wyłączyć - Opcja niezaznaczona opcję, przeniesienia pozycji (jednej bądź wielu) na nowo tworzony dokument.


Dodaj koszty stałe

Gdy chcemy utworzyć dokument z kosztami, które ponosimy jako właściciele. 



Zdejmij z tego magazynu wszystko

Zdjęcie z wybranego magazynu wszystkich pozycji i wpisanie ich na dokument. 

Uwaga:
Jeśli okaże się, że wystąpiła rozbieżność między stanami magazynowymi a stanami z dostaw, to może się zdarzyć, że nie wszystko zostanie zdjęte z magazynu. Żeby poprawić tę sytuację przechodzimy do menu Administrator -> Zadania administratora -> zakładka Dostawy i klikamy na przycisk "7. Ustal stan z dostaw". 

  

Pokaż dokumenty składowe faktury zbiorczej

Jeśli tworzymy fakturę zbiorczą, to tu możemy zobaczyć jej elementy składowe: 


       

Klikając na przycisk Drukuj listę, można wydrukować listę dokumentów, składowych faktury zbiorczej. 


Refakturowanie z faktury dostawcy

Przepisanie pozycji z wybranej faktury dostawcy z uwzględnieniem podanej marży. 


Zdejmij pozycje przeterminowane

Opcja dostępna jest tylko dla wersji profesjonalnej. Opcja szczególnie przydatna przy ściąganiu z magazynu pozycji przeterminowanych. Przerzuca na dokument wszystkie serie leków, które przekroczyły ustaloną datę ważności. 


Dodaj na podstawie dokumentów MM

Pozwala utworzyć fakturę zbiorczą z dokumentów MM-.




Zmień ilość na zero dla wszystkich pozycji 

 Pola Ilość, Netto oraz Brutto ustawione zostaną na wartość 0. 


Zmień ceny i wartości na zero dla wszystkich pozycji 

Funkcja ustawia cenę oraz wartość dla wszystkich pozycji na 0.


Dodaj wszystkie towary z listy leków i zabiegów  

 Funkcja dopisze do dokumentu WSZYSTKIE towary z listy leków i zabiegów z podaną przez użytkownika ilością. 


Korzystając z przycisku Dostawy... można obejrzeć z jakich dostaw została dana pozycja zdjęta. Można tu ewentualnie zrezygnować z podanej dostawy ("Zrezygnuj z tej dostawy") i wybrać inną ("Użyj tej dostawy"). 




Dodaj pakiet jednorazowy 

Pakiet jednorazowy wskazujemy w opcjach programu na zakładce Wizyty - ciąg dalszy. Może to być np. koszt materiałów zużytych podczas leczenia.



← Poprzednie: Kreator dokumentów                                                                                                                                                                                                                                                    Następne: Akceptacja dokumentu →