Kreator dokumentów
Wywołanie: Nawigator -> Inny dokument lub z okna Dokumenty magazynowe -> przycisk Nowy dokument
Opcja ta służy do tworzenia nowych dokumentów.
Tworzenie dokumentu składa się z kilku etapów, uzależnionych od rodzaju dokumentu. Ogólnie można jednak wyróżnić można następujące fazy:
1.Wybranie typu dokumentu
2.Wskazanie dokumentu powiązanego. Występuje w przypadku wystawienia Faktury korygującej, Faktury korygującej dostawcy oraz zwrotów: Zwrotu od klienta, Zwrotu paragonu, Zwrotu do dostawcy
3.Wskazanie klienta, dostawcy lub magazynu (przy przesunięciach międzymagazynowych)
4.Ustalenie podstawowych danych o dokumencie - definiowanie nagłówka dokumentu - data wystawienia, forma płatności itd.
5.Wybranie lub edycja poszczególnych pozycji dokumentu
6.Wydrukowanie i ewentualnie zarejestrowanie zapłaty za dokument
7.Akceptacja
Wybór typu dokumentu
Okno Nowy dokument pokazuje dokumenty, podzielone według typów. Spośród dostępnych dokumentów, wybieramy jeden, klikając na niego.
Dokumenty w poszczególnych typach przedstawiają się następująco:
•Sprzedaż/Wydanie:
oParagon – Sprzedaż detaliczna (bez danych klienta),
oParagon imienny – Sprzedaż dla klienta,
oFaktura – Wystawienie faktury VAT,
oFaktura korygująca – Faktura korygująca własnej faktury VAT,
oRachunek – Sprzedaż rejestrowana przez nie-vatowców,
oWydanie Zewnętrzne – Wydanie do klienta, później z tych dokumentów tworzona będzie faktura zbiorcza,
oZwrot – Zwrot od klienta bez dokumentu źródłowego,
oZwrot par. klienta – Zwrot ze sprzedaży detalicznej,
oKP - Dowód wpłaty,
oFaktura korekta (zw.) - Zwiększająca korekta faktury VAT np. na rabat
oFaktura marża
oFaktura paragonowa
oZwrot od klienta - Zwrot paragonu lub faktury od danego klienta
oFaktura pro forma - Dokument nie zdejmuje towarów z magazynu i nie wpływa na sprzedaż. Pro formę przekształcić można później z zwykłą fakturę (prawy przycisk myszy na dokumencie -> Utwórz fakturę z pro formy).
•Dokument wewnętrzny:
oBilans otwarcia – Bilans otwarcia tworzony przy otwarciu działalności lub np. po zamknięciu roku,
oPrzes. międzymagazynowe – Przesunięcie towarów na inny magazyn,
oRozchód wewnętrzny – Zdjęcie towarów zużytych podczas pracy,
oLikwidacja – Zdjęcie leków zniszczonych lub przeterminowanych,
oRejestracja kosztów – Ewidencja kosztów czynszu, abonamentu telefonicznego itp.,
oKOREKTA + - Dodatnia korekta stanów magazynowych,
oKOREKTA - - Ujemna korekta stanów magazynowych,
oNota obciążeniowa
oNota uznaniowa
•Zakupy i przyjęcie towaru:
oPrzyjęcie zewnętrzne – Przyjęcie faktury od dostawcy,
oZwrot do dostawcy – Zwrot towaru do dostawcy (wpływa na magazyn),
oKorekta faktury dostawcy – Finansowa korekta faktury (nie ma wpływu na stany magazynowe).
Po kliknięciu system przechodzi do następnego kroku.
•Jeśli jest to np. faktura korygująca, to system przejdzie do wybierania dokumentu powiązanego z wybranym.
•Jeśli jest to dokument związany z magazynem np. sprzedaż, lub przesunięcie międzymagazynowe, to wybierać będziemy spośród listy zdefiniowanych w systemie magazynów.
•Często wybór odpowiedniego magazynu będzie możliwy przy definiowaniu nagłówka dokumentu.
•Jeśli dokument nie będzie powiązany z magazynem, ani nie jest to zwrot, wówczas program przeskoczy do wybrania kontrahenta (klienta lub dostawcy).
Wybór kontrahenta
Wybieramy tu klienta lub dostawcę z odpowiedniej listy. Jeśli danego kontrahenta nie ma jeszcze na liście, można go w oknie wyboru kontrahenta dopisać przyciskiem "Dodaj".
Chcąc znaleźć kontrahenta wpisujemy pierwsze litery jego nazwy w polu Wybierz klienta. Wyszukiwanie odbywać się może wg nazwy, kodu lub NIPu.
Przyciskiem "Karta" można przejrzeć dane klienta, w celu ich ewentualnej poprawy, bądź zmiany.
Wciśnięcie klawisza Enter kończy wybieranie.
Przechodzimy do definiowania nagłówka.
Nagłówek dokumentu
W zależności od typu dokumentu zakładka ta może wyglądać inaczej. W górnej części widnieje wybrany typ dokumentu. Jeśli numer dokumentu nie zostanie wprowadzony ręcznie - w polu nr, to zostanie on nadany automatycznie przez system w momencie zapisania nagłówka dokumentu. Numerację dokumentów można prowadzić dwoma sposobami. Może to być numeracja prosta, bądź numeracja przy pomocy ciągów numeracyjnych. Wybór rodzaju numeracji jest możliwy w menu Administrator -> Opcje... -> na zakładce Wystawianie dokumentów.
Zalecane jest stosowanie ciągów numeracyjnych przy numeracji dokumentów.
Pola znajdujące się w oknie tworzenia nagłówka dokumentu:
•Kontrahent - Dane kontrahenta, które przepisywane są odpowiednio z kartoteki klientów lub dostawców. Podczas wystawiania dokumentu można zmienić dane klienta, klikając na przycisk 
Jeśli dane w kartotece klientów zmienią się, po wystawieniu dokumentu, dane na dokumencie pozostaną niezmienione.
•Ceny i wartości - Informacje o domyślnych rabatach dla klienta podpowiadanych z kartoteki klientów oraz rodzaju stosowanych cen.
oSposób liczenia pozycji - Możliwe wyliczanie pozycji od ceny netto lub brutto.
oCennik indywidualny klienta - Czy mają być zastosowane indywidualne ceny za towary. Cennik indywidualny ustalamy w kartotece klientów na zakładce Finanse -> Cennik klienta.
oPrzycisk "Więcej opcji..." - Umożliwia wybór waluty dla dokumentu, ustalenie kursu waluty, a także:
▪Drukuj NIP Europejski sprzedawcy - Na dokumencie wydrukowany będzie NIP Europejski, zamiast zwykłego NIP'u. NIP Europejski ustawić możemy na zakładce Administrator -> Właściciel licencji
▪Drukowanie pozycji - Z dwóch list rozwijanych można dostosować sobie jak mają być drukowane pozycje na dokumencie.
▪Stawki VAT - Wybór z listy rozwijanej: Domyślne, VAT 2010 i VAT 2011.
▪Dorównanie stawek VAT - Należy wybrać sposób wyrównania stawek VAT dla pozycji na dokumencie.
▪Konto bankowe - Konto, na które mają być przesłane przelewem pieniądze.
▪Oznaczenia trans. (numer.) - Oznaczenie transakcji w numerze dokumentu (jeśli wstawione do ciągu numeracyjnego, na przykładzie znacznika FP) 
.
▪Oznaczenia transakcji (JPK) - Oznaczenie transakcji do pliku JPK.
▪Zaliczka fiskalna - Czy dokument tworzony jest w celu zarejestrowania zaliczki fiskalnej.
•Miejsca i daty
oMiejsce wystawienia - Podpowiadane na podstawie parametrów systemowych. Jeśli podpowiadane jest nieprawidłowo, możne to zmienić w parametrach pracy z systemem (menu Administrator -> Opcje... -> Wystawianie dokumentów)
oData wystawienia - Domyślnie podpowiadana jako data bieżąca. Można ją jednak zmienić. Jeśli chcemy wystawić wiele dokumentów z dniem innym niż bieżący, warto zmienić na ten czas datę w systemie Windows.
oData zakończenia sprzedaży - Domyślnie podpowiadana jako data bieżąca. Można ją jednak zmienić. Jeśli chcemy wystawić wiele dokumentów z dniem innym niż bieżący, warto zmienić na ten czas datę w systemie Windows.
•Płatność
oData płatności- Do daty wystawienia dodawana jest liczba dni płatności zapisana w danych klienta i wyświetlona obok. Jeśli zmienimy ilość dni - zmieni się również Data płatności.
oWymaga płatności- Znacznik powinien być ustawiony dla dokumentów wymagających płatności. Nie wymaga płatności np. Bilans Otwarcia.
oMetoda płatności - Podpowiadana z kartoteki klientów, jednak można ją zmienić. Do wyboru z listy: gotówka, przelew, karta, pobranie, kredyt, kompensata, przelew-przedpłata, czek.
oWystawił - pracownik wystawiający dokument.
•Inne
oMagazyn - Domyślnie podpowiadany magazyn, z którym związany jest ten dokument. Jeśli to faktura lub paragon, to z tego magazynu będą ściągane towary. Na jednym dokumencie można ściągać (przyjmować) towary tylko z jednego magazynu.
oOdbiorca - Można tu wskazać innego klienta jako odbiorcę. Na Wydruku dokumentu są pokazane wtedy zarówno dane nabywcy jak i dane odbiorcy.
oPowiązany z magazynem - Znacznik powinien być ustawiony dla dokumentów powiązanych z magazynem.
Powinien być nie ustawiony dla dokumentów, które nie wpływają na stan magazynowy. Będą to wyłącznie dokumenty księgowe, nie wpływające na zmianę stanu magazynu, dostaw itd.
oFaktura uproszczona - Znacznik powinien być ustawiony jeżeli dokument jest fakturą uproszczoną w cenach brutto, od 450zł lub 100zł.
oNie drukuj danych odbiorcy - jeżeli inny odbiorca to wydrukowane zostaną tylko dane kontrahenta.
oKategoria faktur - do grupowania dokumentów.
Pozycje dokumentu
Przed dodaniem każdej pozycji musimy zdecydować czy to będzie Towar, czy Usługa
Jeśli sprzedawane będą same towary, można zaznaczyć opcję Tylko towary, wtedy nie będzie pokazywać się okno wyboru kategorii: towar/usługa.
Poszczególne pozycje można dodawać pojedynczo lub w sposób ciągły. Zwykłe dodanie pozycji polega na wybraniu pozycji z magazynu lub kartoteki Leki i zabiegi i określeniu szczegółów (ceny zakupu lub sprzedaży, rabatu itp.).
Przycisk Dodawaj ciągłe działa tak jak dodanie zwykłe, jednak po zakończeniu edycji pozycji następuje przejście do wyboru następnej i proces się powtarza. Trwa to do momentu, gdy użytkownik zamiast wybierania towaru lub pozycji kliknie na przycisk Nie dodawaj więcej (lub wciśnie klawisz Escape).
W dolnej części okna pojawia się kwota Netto i Brutto całego dokumentu. Przycisk Dorównaj do kwoty umożliwia zaokrąglenie kwoty dokumentu np. zamiast 9,87 chcemy pobrać 10 zł.
Po podaniu łącznej wartości system wyszuka usługę w dokumencie i podwyższy jej wartość o wyliczoną różnicę. W tym momencie można także przyznać klientowi rabat na wybrane towary i usługi. Żeby tego dokonać, należy wybrać pozycję, dla której ma być udzielony rabat, a następnie kliknąć na przycisk Rabat, znajdujący się na prawo od przycisku Dorównaj do kwoty.
Jeśli nie będzie żadnej usługi, to podniesiona zostanie wartość ostatniego leku. Jeśli mimo dodania pozycji o wartości niezerowej kwota wynosi 0, należy wejść do edycji tego dokumentu i ponownie go zaakceptować. Jeśli problem będzie się powtarzał, należy skontaktować się z autorem programu.
Przycisk Operacje pozwala na wykonanie pomocniczych czynności:
Więcej na ten temat w kolejnym podrozdziale.
← Poprzednie: Operacje Następne: Kreator dokumentów - Operacje →
Zobacz także:
Artykuł Jak poradzić sobie z zaliczkami?