Import faktur od dostawców
Wywołanie: Kafelek Zaopatrzenie -> Import faktury od dostawcy
Ustalenie formatu importu danych
Faktury od dostawców mogą być dostarczane w różnych formatach, w zależności od dostawcy. Dlatego ważne jest, aby prawidłowo ustalić format importu danych.
Przechodzimy do kafelka Zaopatrzenie -> Dostawcy.
1.Ustawiamy się na interesującym nas dostawcy i klikamy na zakładkę Elektroniczna wymiana danych.
2.Wybieramy format importu danych odpowiedni dla naszej hurtowni.
Lista hurtowni może się zmieniać. Aktualna lista hurtowni i formatów importu znajduje się na stronie WWW.
Import faktury od dostawcy
Kiedy mamy dodanego Dostawcę oraz format importu danych, wchodzimy na pocztę oraz pobieramy plik z odpowiednim rozszerzeniem na dysk komputera.
Następnie klikamy na kafelku Zaopatrzenie -> Import faktury:
Teraz Klinika XP jest już gotowa do elektronicznego importu danych.
W polu Dostawca wybieramy odpowiedniego dostawcę. Poniżej, w polu Folder danych wskazujemy folder, w którym znajduje się pobrany plik z fakturą do zaimportowania.
Przyciskiem Pokaż zawartość folderu można sprawdzić, jakie pliki znajdują się we wskazanym folderze.
Dla plików pochodzących z wiadomości pojawia się przycisk Sprawdź w poczcie e-mail. Można teraz sprawdzić, czy na podany adres internetowy przyszły jakieś faktury od dostawcy.
Przycisk Podgląd pliku służy do sprawdzenia zawartości wskazanej faktury po to, by np. dowiedzieć się czy wskazana faktura to rzeczywiście ta, która ma być teraz importowana.
Po wybraniu z listy faktury, która ma zostać zaimportowana, należy kliknąć przycisk Importuj. Użytkownik przeniesiony zostanie do okna Skojarz pozycję dostawcy z pozycją we własnej kartotece.
•Przypisz umożliwia powiązanie pozycji z faktury od dostawcy z naszą kartoteką leków
•Jeżeli w naszej kartotece leków nie mamy założonej pozycji wskazanej w fakturze od dostawcy, możemy ją założyć na tym etapie klikając w przycisk Nowa pozycja.
•Gdy nie jesteśmy pewni, czy daną pozycje chcemy importować lub do której kartoteki ją przypisać, możemy kliknąć w przycisk Na razie pomiń.
•Przycisk Nigdy nie importuj tej pozycji służy to pominięcia importu danej pozycji. Warto go stosować dla igieł, rękawic czy strzykawek, czyli dla pozycji codziennego użytku, który nie będziemy uwzględniać w leczeniu.
•Karta pozycji daje możliwość podejrzenia i ewentualnej zmiany kartoteki wybranej pozycji.
•Przycisk Pomoc przekieruje użytkownika do instrukcji obsługi danego działu.
•Kiedy chcemy chwilowo przerwać import faktury (np. w celu wpisania wizyty) wystarczy kliknąć przycisk Przerwij proces.
W momencie przypisania wszystkich pozycji z wybranej faktury od dostawcy zostanie wyświetlone okno podsumowujące wszystkie przypisania.
Przed ostatecznym wczytaniem faktury można ją przejrzeć i zweryfikować. Jest to ważne zwłaszcza przy pierwszych fakturach, kiedy mogły wystąpić pomyłki w powiązaniach "pozycja z własnego spisu - pozycja na fakturze dostawcy".
Można teraz porównać, czy dane z faktury zostały prawidłowo przypisane do pozycji ze spisu leków i zabiegów. Szczególnie warto przyjrzeć się nazwom i ilościom.
Jeśli zauważone zostaną nieprawidłowe przypisania, można je od razu skorygować. W tym celu trzeba kliknąć na linię wymagającą poprawy, a następnie na przycisk Sprawdź powiązanie dla bieżącej pozycji.
W oknie Powiązanie pozycji dostawcy z pozycją w spisie leków i zabiegów, które się pojawi.
Okno to pokazuje własności powiązania pozycji z faktury z pozycją z kartoteki Leki i zabiegi.
Jeżeli wskazana została błędna pozycja możemy zmienić jej przypisanie klikając w przycisk Wskaż inna pozycję.
Jeżeli dotychczas nie importowaliśmy tej pozycji (pozycja była przekreślona), możemy zaznaczyć kratkę Importuj tę pozycję.
Analogicznie postępujemy w sytuacji, gdy wybranej pozycji nie chcemy importować – odznaczamy kratkę.
Po sprawdzeniu poprawności przypisania pozycji oraz jednostek miar klikamy w przycisk Importuj. Program przejdzie do okna ustalania ceny sprzedaży.
Jeżeli w kartotece leku zadeklarowaliśmy, że w opakowaniu znajduje się 60 tabletek, Klinika XP cenę zakupu podzieli przez ilość tabletek oraz doliczy narzut.
W tym momencie decydujemy, jaka ma być cena sprzedaży.
Po sprawdzeniu pozycji i wybraniu opcji importu, można już kliknąć na Importuj. Pojawi się wtedy okno Zapłata za fakturę od dostawcy, a faktura zostanie wczytana, zwiększy się stan magazynowy i pojawi się na liście dokumentów magazynowych.
Płatność od razu
Panel ten umożliwia zapłacenie gotówką faktury. W polu Zapłacone ustala się wielkość zapłaty. Domyślnie jest podpowiadana całość, lecz można zapłacić część gotówką, a resztę wpłaty dokonać przelewem. Do zatwierdzenia zapłaty służy przycisk Zapłać Gotówką.
Przelew
Pole Data pozwala określić dzień przelewu. Można również podać Godzinę, kiedy ma zostać wykonany. W polu Zapis należy podać notatkę odnośnie dokumentu, dostawcy, i wartości przelewu, żeby wiadomo było czego dotyczy wpis w terminarzu. Notatkę o przelewie zatwierdzamy przyciskiem Zapisz przypomnienie w terminarzu.
PO ZAPŁACIE
Po zatwierdzeniu wpłaty za dokument wywołane zostaje okno Import faktury zakończony, w którym można wybrać opcję usunięcia pliku faktury, można też pozostawić plik na dysku.
← Poprzednie: Ustalenie stanów magazynowych
Następne: Zabiegi profilaktyczne →
Zobacz także: 
Film instruktażowy Przyjęcie leków na stan magazynowy
Artykuł Import faktur od dostawców