Może się to objawiać sytuacją, kiedy nie można wydać pozycji z magazynu, chociaż sumaryczna ilość na stanie jest wystarczająca. Rozbieżności te powstały głównie w czasie, kiedy system nie przeliczał tak dokładnie ilości w poszczególnych dostawach i pozwalał na powstawanie ujemnych dostaw.


Przykład:

1.Przyjmujemy fakturę od dostawcy na dzień bieżący i przyjmujemy w niej na stan Betamox.
Leki tak naprawdę były na magazynie kilka dni wcześniej, ale dopiero teraz jest czas na uzupełnienie dokumentów. 

2.Następnie uzupełniamy wizytę sprzed dwóch dni. Według stanów na dzień nie było wtedy odpowiedniej ilości, w żadnej dostawie, chociaż sumaryczna ilość aktualnie na stanie jest prawidłowa. 

3.System tworzył w takim przypadku dodatkową dostawę lub pozwalał na powstanie dostawy o ujemnej ilości. 

Problemy tego typu nie występują w wersjach programu (od 3.7.08), jednak powstałe wcześniej rozbieżności mogą wpływać na nieprawidłowo drukowane wartości Raportu stanu magazynu na dzień, mogą też ujawniać się w innych miejscach. W przypadku lecznic, w których takie rozbieżności powstały, warto wykonać czynności korygujące opisane poniżej. Nie ma potrzeby wykonywać poniższych zadań, jeśli stan magazynu nie wykazuje rozbieżności.


Zasady ustalania stanu magazynu

W nowych wersjach programu stan magazynu ustalany jest na podstawie ilości w poszczególnych dostawach. Jeśli chcemy ustalić ilość Rabisinu, to sumujemy ilość dostępną w każdej dostawie Rabisinu. Jeśli jednak zdarzyły się wydania (zużycie), w którym nie wykorzystano żadnej konkretnej dostawy, to wyliczenie takie da nieprawidłową ilość. Dlatego trzeba doprowadzić do sytuacji, gdy każde wydanie będzie wpływało na pomniejszenie którejś z dostaw leku.


I. Ogólna korekta stanów magazynowych

Przed wykonaniem korekt zalecane jest wykonanie kopii zapasowej. 

Do korekty stanów służą różne funkcje korygujące, które znajdziemy wchodząc do menu: Administrator –> Zadania Administratora –> zakładka Dostawy. W celu zasadniczego przeliczenia magazynu uruchamiamy kolejno następujące funkcje:

1.„Uaktywnij nieaktywne dostawy” – Powoduje sprawdzenie, czy wszystkie dostawy nowsze od daty pierwszej ważnej dostawy mają ustawiony znacznik Aktywna. Jeśli nie – włącza znacznik.

2.„Sprawdź istnienie dostaw + koryguj ilość” – Sprawdza zgodność dostaw z dokumentami przyjęć

3.„Usuń niepoprawne wydania” – Koryguje niepoprawne wydania z poszczególnych dostaw, jeśli takie się kiedyś pojawiły.

4.„Skoryguj ilości dostaw” – Ustala ilość dostępną w poszczególnych dostawach: ilość przyjęta jest pomniejszana o sumę wydań.

5.„Sprawdź wydania z dostaw” – System sprawdza, czy dla każdego dokumentu rozchodowego istnieje odpowiednie wydanie z konkretnej dostawy. Jeśli nie ma, a dostawa istnieje, to system tworzy odpowiednie wydanie

6.„Skoryguj ilości dostaw” – Po uruchomieniu poprzedniej funkcji trzeba od nowa ustalić ilości w poszczególnych dostawach.

7.„Wydaj z późniejszych dostaw” – System stara się dobrać dostawy – nawet późniejsze – do wydań

8.„Skoryguj ilości dostaw” – Po uruchomieniu poprzedniej funkcji trzeba od nowa ustalić ilości w poszczególnych dostawach.

9.„Ustal stan z dostaw” – Ustalenie łącznej ilości dostępnej na magazynie.

Po wykonaniu wszystkich tych czynności na magazynie nie powinno być już rozbieżności. Jeśli teraz uruchomienie przycisku „Sprawdź wydania z dostaw + koryguj ilość” nie pokaże żadnego raportu, to znaczy, że wszystkie dostawy zostały skorygowane. Istnieją jednak sytuacje, gdy powyższe przeliczenia nie rozwiążą sytuacji. Na przykład wtedy, gdy miało kiedyś miejsce wydanie ilości leku, która nie była dostępna, lub gdy późniejsze wydania korzystają z wczesnych dostaw, a starsze wydania nie mają już dostaw, które mogą wykorzystać.

Jeśli więc uruchomienie funkcji „Sprawdź wydania z dostaw” powoduje utworzenie raportu, to trzeba uruchomić automatyczne przeliczenie całego magazynu.



II . Przeliczenie całego magazynu

W celu przeliczenia całego magazynu uruchamiamy funkcję „Przelicz wszystkie wydania”. Po zakończeniu przetwarzania, w większości przypadków nie będzie już niezgodności. Można to sprawdzić, klikając znów na przycisk „Sprawdź wydania z dostaw”.

Jeśli jednak znów pojawią się niezgodności, to ich powodem będzie prawdopodobnie sytuacja, gdy wydano więcej niż przyjęto. W takim przypadku dobrym rozwiązaniem może być następujące rozwiązanie:

1.Tworzymy nowy dokument: Bilans otwarcia z datą rozpoczęcia naszej pracy z programem, np. 1/01/2002. Dokument ten nie powinien zawierać żadnych pozycji. 

2.Następnie wchodzimy do: Administrator –> Zadania Administratora –> zakładka Dostawy. Uruchamiamy tu przycisk: „Uzupełnij bilans otwarcia o niewydane pozycje”. 

3.Pojawi się teraz okno, w którym klikamy na przycisk „Uruchom korygowanie”. System poprosi teraz o wskazanie Bilansu otwarcia, który przed chwilą utworzyliśmy (lista dokumentów pokaże tylko dokumenty z bieżącego roku, trzeba więc przestawić w kryteriach np. na 2002). 

4.Po wskazaniu przez nas dokumentu system rozpocznie przeliczanie. Po jego zakończeniu bilans zostanie uzupełniony o pozycje, których nie można było wydać. 



III.        Dostawy są zgodne, ale wciąż nieprawidłowe stany

Po wykonaniu powyższych czynności nie powinno być już żadnych niezgodności pomiędzy dostawami, transakcjami i łącznymi stanami magazynowymi. Wszystkie przeliczenia mogą jednak spowodować, że aktualne stany wyliczone w programie nie będą się zgadzać z rzeczywistymi stanami na magazynie. Aby uporządkować stany możemy zastosować dwa podejścia:

1.Przeprowadzenie inwentaryzacji i uporządkowanie stanów. 

2.Skorygowanie wykonanej wcześniej inwentaryzacji. W tym celu odnajdujemy ostatnią przeprowadzoną inwentaryzację, wchodząc do menu Apteka –> Inwentaryzacja. Wykonujemy teraz poniższe czynności: 

•Po wejściu do inwentaryzacji musimy cofnąć rozliczenie. W tym celu klikamy na przycisk „Nagłówek”, a następnie „Zmień status”. Gdy system spyta, czy usunąć odpowiednie dokumenty magazynowe, odpowiadamy Tak i wskazujemy odpowiednio dokumenty INWENT– i INWENT+. 

•W bieżącej inwentaryzacji uruchamiamy funkcję: Operacje –> Odbuduj dostawy bez zmiany istniejącej ilości. Jeśli pojawią się komunikaty o nie udanej korekcie, zapisujemy nazwy pozycji i brakujące ilości. Po zakończeniu tego procesu dla każdej takiej pozycji korygujemy ilość ręcznie, tworząc ręcznie dostawy lub korygując istniejące. 

•Zmieniamy datę w komputerze na datę, kiedy inwentaryzacja powinna być rozliczona (klikamy dwukrotnie na czas widoczny w prawym dolnym rogu komputera) 

•Uruchamiamy rozliczenie inwentaryzacji 

•Przywracamy datę bieżącą w identyczny sposób jak poprzednio 

•Jeśli dokument INWENT+ przed rozliczeniem posiadał jakieś pozycje, to trzeba jeszcze uruchomić ponownie przeliczenie magazynu, aby skorygować wydania z tego dokumentu. Najprościej będzie uruchomić Administrator –> Zadania Administratora –> zakładka Dostawy –> „Przelicz wszystkie wydania” i potem „Ustal stan z dostaw”. 

Po wykonaniu korekt nie powinny już występować problemy ze stanami magazynowymi.
Jeśli zdarzą się jakiekolwiek rozbieżności lub problemy związane z pracą magazynu, proszę o zgłaszanie takich sytuacji autorowi.



Porady

•Jeśli uruchomimy przycisk „Ustal stan magazynu” (na zakładce Integralność), to system uruchomi stary sposób wyliczania magazynu. Aby wrócić do prawidłowych ilości, wystarczy kliknąć wtedy na przycisk „Ustal stan z dostaw” (zakładka Dostawy). 

•Jeśli nie zgadzają się tylko pojedyncze pozycje, najwygodniej będzie uruchomić dla każdej takiej pozycji funkcję: Administrator –> Zadania Administratora –> zakładka Dostawy –> „A. Przelicz pozycję”. 



← Poprzednie: Ilość w spisie leków i zabiegów nie zgadza mi się z ilością w magazynie                                                                                                                                                                                            Następne: Praca w sieci →