W placówkach wieloosobowych, zwłaszcza tam, gdzie funkcjonuje recepcja, warto rozważyć wprowadzenie pracy zmianowej. Każda operacja przyjęcia lub wydania pieniędzy z kasy przypisywana jest wtedy do konkretnej zmiany. Na koniec zmiany można wydrukować raport zmianowy, który pokaże utarg i pozwoli zapanować na stanem kasy.


Praca zmianowa polega na tym, że transakcje kasowe – wpłaty i wpłaty – podzielone są na zmiany. Zmiana to okres, najczęściej obejmujący jeden dzień pracy danego pracownika, w którym rejestrujemy poszczególne transakcje i który kończy się rozliczeniem stanu kasy. Każda kasa ma własną kolejność zmian. Każda wpłata i wypłata musi być przypisana do jakiejś zmiany. Jeśli chcemy zarejestrować płatność, a zmiana nie jest otwarta, system przechodzi do otwarcia zmiany. Na koniec zmiany użytkownik może uruchomić zamknięcie zmiany. Sprawdza wtedy rzeczywisty stan kasy z tym, co wykazuje program i decyduje, co zrobić z uzbieraną kwotą. Zwykle część przekazywana jest do właściciela, a część pozostawiana na następną zmianę.


Ustawienia trybu zmianowego

Zasady rozliczania kasy można ustawić z okna pracowników -> Operacje -> Parametry pracy zmianowej. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno parametrów i rozliczeń kasowych:



•Stosowany system zmianowy (rozliczanie pracowników w trakcie dnia pracy), wymagane rozpoczynanie i zamykanie zmiany) - główny znacznik włączenia systemu zmianowego

•Blokować edycję i usuwanie wpłat z zamkniętych zmian – jeśli to włączymy, nie będzie można zmieniać wpłat i wypłat po zamknięciu zmiany. Na przykład nie będzie można usunąć dokumentu magazynowego z taką wpłatą.


Zakończenie zmiany

•Pracownik może zmienić stan kasy na początek i koniec zmiany – jeśli pole to nie jest aktywne, pracownik na koniec zmiany musi doprowadzić do tego, aby kwota wyliczona na koniec zmiany zgadzała się ze rzeczywistym stanem kasy. Jeśli nie, musi wyjaśnić sytuację – nie może zmienić kwoty końcowej, po prostu korygując wyliczenie z programu

•Co zrobić z utargiem - Na koniec zmiany może mieć miejsce jedna z dwóch sytuacji:

oPieniądze zostają przekazane dla następnej zmiany (na przykład pozostawione w kasie)

oPieniądze zostają przekazane dla właściciela. 

oJeśli właściciel przejmuje gotówką na przykład raz na dobę lub rzadziej, a lecznica działa całodobowo, wybieramy pierwszą opcję. Jeśli generalnie właściciel jest na miejscu i zwykle odbiera utarg, wybieramy opcję drugą. Często sytuacja jest wariantem pośrednim. Wtedy wybieramy częściej zdarzającą się sytuację.

•Pozwalaj na określenie, ile zostawić dla następnej zmiany

oZwykle pozostawia się część utargu dla następnej zmiany, aby było z czego wydawać i była gotówka na przykład na opłacenie na przykład dostaw towaru. Jeśli jednak wszystkie płatności wykonuje na przykład właściciel, można wyłączyć te opcję.

•Ile zostawiać w kasie na następną zmianę – domyślna kwota zostawiana przy zamykaniu zmiany

•Co zrobić z pozostającą gotówką

oZdejmij pozostającą gotówkę i przyjmij od nowa po rozpoczęciu następnej zmiany

oPozostaw gotówkę na stanie kasy

•Ukryj wyliczony stan kasy – możemy ustalić te opcję w przypadku, gdy kasie zdarzają się nadwyżki (wynikające na przykład z błędnego rejestrowania płatności kartą jako płatności gotówkowej) i nie chcemy, aby pracownik rozliczający zmianę dostosowywał rzeczywisty stan kasy do danych z raportu.

•Dozwolone wydanie ponad stan kasy - niezalecane

•Drukować także rozliczenie płatności kartą - Generalnie zarządzanie kasą nie obejmuje płatności kartą. W praktyce często osoba odpowiedzialna za rozliczanie kasy zajmuje się również rozliczaniem płatności kartą. Przy zaznaczonej tej opcji może od razu przejść do raportu płatności kartą, ułatwiając sobie całe rozliczenie.


Raport na zakończenie zmiany

Określamy tu, jak ma wyglądać raport zmianowy.

•Podczas zamykania zmiany domyślnie drukować / nie drukować raportu – im większa firma, tym drukowanie raportu jest bardziej uzasadnione. W mniejszych, rodzinnych firmach można obyć się bez formy papierowej. 

•Pracownik może ustalać, czy raport ma być drukowany – gdy decyzję na temat zasadności drukowania podejmuje właściciel, a nie pracownik odpowiedzialny za zamykanie konkretnej zmiany

•Zakres informacji w raporcie -  Domyślnie drukowany jest typowy raport z zamknięcia zmiany. W większych placówkach można jednak wprowadzić inną formę rozliczenia, bazującą na podsumowaniu poszczególnych wykonywanych rodzajów zabiegów. W takim przypadku zaznaczamy raport zaawansowany i doprecyzowujemy jego szczegóły klikając na przycisk "Parametry raportu zaawansowanego".



← Poprzednie: Kategorie faktur                                                                                                                                                                                                                                             Następne: Parametry zaawansowane raportu zmiany →