Inwentaryzacja
Wywołanie: Menu Apteka –> Inwentaryzacja.
Obejrzyj film:
Jak wykonać inwentaryzację
Inwentaryzację przeprowadza się w następujących krokach:
•Otwarcie inwentaryzacji – Ustalenie i zachowanie stanów magazynowych poszczególnych pozycji, wydruk arkusza spisu z natury.
•Wprowadzenie spisanych stanów poszczególnych pozycji do inwentaryzacji.
•Wyjaśnienie różnic stanów kartotekowych w porównaniu za spisanymi stanami poszczególnych pozycji.
•Rozliczenie inwentaryzacji – Utworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych i wyrównanie stanów magazynowych.
Uwaga:
Jeśli rzeczywiste stany magazynowe zgadzają się z zapisami w kartotece, zamiast przeprowadzania inwentaryzacji można wydrukować Raport stanu magazynu w cenach rzeczywistych, dostępny w opcji Magazyn -> przycisk "Drukuj". Podczas przygotowywania tego raportu należy zaznaczyć w opcjach wydruku pole Jako inwentaryzacja – dzięki temu raport będzie posiadał dodatkowe informacje: wartość magazynu słownie, miejsce na podpisy komisji inwentaryzacyjnej itd.
Po wejściu pokazana jest lista wprowadzonych inwentaryzacji wraz z datą rozpoczęcia, pracownikiem przeprowadzającym – Przeprowadził oraz Statusem.
Rozpoczęcie inwentaryzacji
Przy zakładaniu inwentaryzacji program tworzony nagłówek, gdzie należy podać Datę rozpoczęcia inwentaryzacji, Rok i Magazyn, w którym inwentaryzacja jest przeprowadzana. Nr inwentaryzacji jest nadawany automatycznie w obrębie magazynu i roku, ale można go wprowadzić samemu.
Po akceptacji nagłówka następuje ustalenie i zachowanie stanów magazynowych poszczególnych pozycji. Po zakończeniu tego procesu można wydrukować Arkusz spisu z natury, na którym będą wpisywane stwierdzone stany magazynowe. Wydruk ten można też wykonać później z okna inwentaryzacji korzystając z przycisku "Arkusz spisu z natury”.
Uwaga:
Jeśli chcemy podczas inwentaryzacji pominąć niektóre pozycje, wystarczy w Kartotece Leków i Zabiegów wyłączyć znacznik dla tej pozycji Ujmowany w inwentaryzacji. W inwentaryzacji nie są także ujmowane pozycje, które mają wyłączony znacznik Aktywny (są nieaktywne).
Przycisk "Operacje", który znajduje się na nawigatorze bazy danych, pozwala na wykonanie pomocniczych czynności:
•Oznacz wszystkie pozycje jako wyjaśnione
•Skompensuj wszystkie ujemne dostawy
•Sprawdź czy można zrobić rozliczenie
•Odbuduj dostawy bez zmiany łącznej ilości rzeczywistej
•Sprawdź poprawność dostaw
•Sprawdź poprawność nazwy i stanu pocz. pozycji
•Dodaj pominięte pozycje i dostawy
•Sprawdź dostawy dla bieżącej pozycji
•Skoryguj dostawy wcześniejsze niż minimalna dostawa
•Pokazuj tylko ujemne ilości rzeczywiste
•Nie sprawdzaj rzeczywistej dostępności dostawy
•Porównaj sumaryczne ilości z sumą dostaw
•Zmień datę rozpoczęcia inwentaryzacji
•Usuń pozycje nie włączone do inwentaryzacji
•Odśwież kody kreskowe
•Zaawansowane - Wyświetla się dodatkowa lista do wyboru operacji:
oPomiń transakcje od daty inwentaryzacji do dzisiaj
oDostosuj ilości do aktualnych stanów w kartotece
oPo odbudowie dostaw
oOdbuduj dostawy do wybranej pozycji
oDodaj pominięte dostawy / odśwież ilości na podstawie aktualnych dostaw
oOdbuduj dostawy
oSkoryguj ilości sumaryczne (rzecz. i ewid) na podstawie dostaw
oSkoryguj sumaryczne ilości ewidencyjne
oSkoryguj nie wprowadzone ceny
oWyzeruj wszystkie ilości w kartotece
oRozdziel ilości rzeczywiste na dostawy
oSkoryguj rozliczenia dla bieżącej pozycji
oDodaj pominięte pozycje i ustal ich ilość rzeczywistą na 0
•Kolektor danych - Wyświetla się dodatkowa lista do wyboru operacji:
oOdczytaj ilości z kolektora danych
oZapisz listę pozycji do kolektora
oOdczytaj po pobraniu z kolektora
oParametry kolektora
Wprowadzenie stanów magazynowych
W tym etapie inwentaryzacji należy każdą pozycję z arkusza porównać z wyświetloną na liście. Jeśli w magazynie ilość jest mniejsza niż w kartotece można ją zmienić korzystając z przycisku "F6 Podaj stan rzeczywisty”:
Po podaniu łącznego stanu system zadziała w następujący sposób:
•Jeśli podano ilość mniejszą niż obecna, system zdejmie z najstarszych dostaw tyle, aby doprowadzić łączną ilość do podanej przez użytkownika.
•Jeśli podano ilość większą niż obecna, system zwiększy ilość w najnowszych dostawach tak, aby osiągnąć w sumie żądaną przez użytkownika ilość.
Jeśli nie uda się doprowadzić do żądanej ilości, system wyświetli odpowiedni komunikat.
W takim przypadku po kliknięciu na przycisk "Tak" system wyświetli okno, w którym możemy dokonać edycji dostawy.
Można tu wprowadzić inną (mniejszą lub większą) niż podpowiadana ilość na stanie. Jeśli pozycji nie ma na liście, a wystąpiła w magazynie (na arkuszu) można ją dołożyć korzystając z przycisku "Załóż nową pozycję”, wybrać ją z kartoteki, a następnie za pomocą przycisku "Dodaj dostawę” wprowadzić ilość Na stanie, Cenę nabycia, Nr serii i Datę ważności dla tej pozycji. Będzie ona miała zaznaczony znacznik Ujawnione podczas inwentaryzacji.
Każdą pozycję po uzgodnieniu należy zatwierdzić przyciskiem "Akceptuj i przejdź dalej”. Pozycje, które nie zostały jeszcze zatwierdzone (status – "Brak stanu rzecz”.) są wyświetlane na czerwono, te zaakceptowane będą miały status "Stan wpisany” i wyświetlane będą na zielono.
Uwaga:
Jeśli istnieją dostawy, dla których ilość dostępna jest mniejsza od 0, należy skorygować ilości tak, aby żadna ilość nie pozostała ujemna. Można to zrobić korygując ilości w innych dostawach lub dodając nową dostawę. Można też zastosować automatyczne podwyższenie ilości ujemnych do zera i odpowiednie zdjęcie ilości z innych dostaw. W tym celu wystarczy kliknąć na przycisk "Wyzeruj ujemne dostawy". Jeśli dostaw ujemnych jest wiele, można zlecić systemowi automatyczne skorygowanie wszystkich ujemnych dostaw dla wszystkich pozycji. W tym celu klikamy na przycisk "Operacje” -> Skompensuj wszystkie ujemne dostawy.
Po zaakceptowaniu wszystkich pozycji, jeśli skończyliśmy wprowadzanie stanów ze spisu z natury, należy przycisnąć przycisk "Zakończ spis z natury”,
Pojawią się nowe przyciski i inwentaryzacja przejdzie do etapu Wyjaśnianie.
Wyjaśnianie
W tym etapie należy wyjaśnić wszystkie stany. W dalszym ciągu można tu uzgadniać i zmieniać stany rzeczywiste. Po uzgodnieniu każdą pozycję należy zaakceptować przyciskiem "Oznacz jako wyjaśniona”. Pozycja taka otrzyma status "Wyjaśniona” i będzie wyświetlana na czarno.
Wyjaśnianie można przeprowadzić dla wszystkich pozycji naraz, klikając na przycisk "Operacje" -> Oznacz wszystkie pozycje jako wyjaśnione.
Rozliczenie
Po wyjaśnieniu wszystkich pozycji można przystąpić do rozliczenia inwentaryzacji korzystając z przycisku "Rozliczenie”. Należy pamiętać, że jest to operacja nieodwracalna. Zostaną zmienione stany magazynowe na takie jakie zostały wyjaśnione oraz utworzone odpowiednie dokumenty zwiększające (INWENT+) lub zmniejszające (INWENT–) stany magazynowe, a inwentaryzacja przejdzie do etapu Rozliczone.
Komentarz:
Jeśli dostawa została skorygowana z ilości ujemnej, zostanie to potraktowane jako ujemne wydanie z dostawy, a nie jako nowa dostawa. Transakcje dotyczące ujemnych dostaw znajdą się w dokumencie INWENT-, a nie - jak można by się spodziewać - w INWENT+. Celem takiego rozwiązania jest wyeliminowanie ujemnych ilości w dostawach na magazynie.
Poprawienie, cofnięcie lub usunięcie rozliczonej inwentaryzacji
Jeśli z jakiegoś powodu konieczne będzie cofnięcie rozliczonej inwentaryzacji, należy wykonać następujące czynności:
•Wchodzimy do: Apteka -> Inwentaryzacja. Tutaj wchodzimy do edycji inwentaryzacji. Gdy pojawi się okno zawierające szczegóły, klikamy na przycisk "Nagłówek". U dołu tego okna znajduje się przycisk "Zmień status". Klikamy na niego. Status Inwentaryzacji wróci do stanu "Wyjaśnianie", a powstałe dokumenty INWENT- i INWENT + zostaną usunięte.
•Możemy teraz poprawić inwentaryzację i jeszcze raz rozliczyć. Możemy również usunąć całą inwentaryzację.
← Poprzednie: Vademecum leków Następne: Ogólny opis inwentaryzacji →