Użytkownicy Kliniki XP mogą wraz z fakturą z hurtowni otrzymać dyskietkę z elektroniczną wersją faktury, a następnie wczytać ją do programu.

 

 

Ustalenie formatu importu danych

Faktury od dostawców mogą być dostarczane w różnych formatach, w zależności od dostawcy. Dlatego ważne jest, aby prawidłowo ustalić format importu danych. Dokonać tego możemy wykonując następujące czynności:

  1. Przechodzimy do opcji "Dostawcy" (menu Apteka -> Dostawcy).
  2. Ustawiamy się na interesującym nas dostawcy i klikamy na zakłądkę "Rozrachunki"
  3. Wybieramy format importu danych odpowiedni dla naszego hurtownika.
    • Medivet, Centrowet Kraków, Bayleg Legnica, Kolme Warszawa, Hovet Lubartów, Centrowet Bydgoszcz, Centrowet Szczecin, BGJ Poznań, Centrowet Poznań, Lek. wet. Wojciech Karpiński Toruń - Centrowet Nowy/Kamsoft,
    • Centrofarb Lublin - Centrofarb
    • Centrowet Białystok - Centrowet Stary
    • Eskulap Zabierzów
    • Rolvet - Matrix
    • Polwet Łask - Polwet
    • Alka Dębica, Weterpol - Ancora
    • Lekowet Hurtownia Leków Weterynaryjnych w Fajsławicach - Subiekt
    • "VETOS" S.J. W. Sokolowski, M. Sokolowska, Zębowice - DataFarm
    • Cefarm Kraków - Cefarm Kraków
    • WetLek Płock Wojciech Chrostowski, Dovet Ełk - Streamsoft
    • Multivet Śrem, Multivet Zielona Góra - Centrowet Nowy/Kamsoft

Import faktury

Teraz Klinika XP jest już gotowa do elektronicznego importu danych.

  • W oknie "Nawigatora" klikamy "G. Import faktury dostawcy"
  • Wybieramy naszego "Dostawcę" w polu Dostawca
  • W polu "Folder Danych" wskazujemy miejsce, w którym znajdują się pliki, bądź plik z fakturą do zaimportowania. Jeśli dostajemy dyskietkę z fakturą, powinno tu być wpisane a:
  • Klikamy na przycisk "Połącz" w efekcie czego w naszym oknie importu pojawią się 2 lub 3 nowe przyciski (w zależności od formatu plików).
  • Jeśli dyskietka zawiera wiele faktur, pojawi się również lista plików z poszczególnymi fakturami
  • Naciskamy przycisk "Importuj" - teraz musimy przyporządkować odpowiednie pozycje z faktury do ich odpowiedników w naszym "cenniku" i ich opakowania.
  • Uwaga: często jednostka miary stosowana przez hurtownię jest inna niż stosowane w lecznicy, np. lek kupowany jest w butelkach, a sprzedawany/wydawany w mililitrach. W takim przypadku, w momencie przypisywania nazwy dostawcy do nazwy leku stosowanej przez nas możemy zdefiniować przelicznik. Np. jeśli w butelce jest 250 ml, to podczas przypisywania wskazujemy, że jednostka miary "but." oznacza w naszej kartotece opakowanie (a nie jednostkę miary), a przelicznikiem jest 250. Od tej pory, za każdym razem, gdy importowana będzie butelka, system przeliczy ją automatycznie na 250 ml, pozwalając wydawać lek w wygodnych dla nas jednostkach. Aby takie przypisanie działało prawidłowo, warto wczesniej przejrzeć listę leków i zabiegów i odpowiednio ustawić zależności pomiędzy jednostką miary i opakowaniem (tzn. wpisać nazwę opakowania - np. "butelka"i wpisać przelicznik, np. 250).
  • Po zakończeniu przypisywania jeszcze raz dla sprawdzenia klikamy na przycisk "Sprawdź pozycje faktury". Powinien się teraz pojawić napis: "Wszystkie pozycje istnieją w spisie i są poprawnie przypisane". Powinien się także pjawić przycisk "Importuj fakturę".
  • Naciskamy przycisk "Importuj fakturę" - w wyniku tego pojawia sie okno z listą do importu. Po lewej stronie widać oryginalną fakturę dostawcy, a po prawej to, co pojawi się w naszym systemie.
  • Klikamy w nowo otwartym oknie przycisk "Importuj". Dla każdej importowanej pozycji ustalamy nową cenę, podobnie jak ma to miejsce w przypadku "ręcznego" wpisywania pozycji z faktury. Jeśli zaznaczymy, że dokument ma być "Nie magazynowy", to utworzone Przyjęcie Zewnętrzne nie wpłynie na stan magazynu (będzie miało ustawiony znacznik "Bez wpływu na magazyn".

 

Przygotowanie narzędzi pomocniczych

W przypadku kilku hurtowni (gdy pliki z fakturami mają rozszerzenie .DBF), w systemie musi być zainstalowany silnik bazy danych BDE firmy Borland, który można pobrać z działu Aktualizacje. Instalacja jest prosta i większości przypadków ogranicza się do potwierdzania przez system proponowanych ustawień.

 

Podczas importu nastąpiła pomyłka - jak to naprawić?

 

Co zrobić, gdy podczas importu nieprawidłowo skojarzyliśmy pozycję z faktury lub źle podaliśmy przelicznik?

 

1. ZŁY PRZELICZNIK
Wchodzimy do okna Dokumentów magazynowych i odnajdujemy zaimportowaną fakturę. Ustawiamy się na nieprawidłowej pozycji i przechodzimy do jej edycji (np. dwukrotnie na nią klikając).
Poprawiamy odpowiednio ilość / cenę towaru i klikamy na Ok.

 

2. PRZYPISANIE NIEWŁAŚCIWEJ POZYCJI
Jak poprzednio: wchodzimy do okna Dokumentów magazynowych i odnajdujemy zaimportowaną fakturę. Usuwamy z faktury nieprawidłową pozycję, a nastepnie dodajemy właściwą, z odpowiednią ilością i ceną. Jeśli podczas usuwania pozycji pojawi się komunikat, że ta pozycja była już wykorzystywana podczas wydawania/sprzedaży, klikamy na przycisk "Mimo wszystko usuń". Następnie wchodzimy do okna Stanów magazynowcyh, ustawiamy się na tej pozycji i klikamy przycisk Operacje -> Przelicz aktualną pozycję.
 

 

3. KOREKTA SKOJARZEŃ POZYCJI

Aby zapobiec nieprawidłowemu importowi pozycji w przyszłości, przechodzimy np. do okna importu faktury od dostawcy. Wybieramy dostawcę i klikamy na przycisk Przejrzyj pozycje dostawcy. Odnajdujemy nieprawidłowo przypisaną pozycję. Jeśli przelicznik jest nieprawidłowy - wpisujemy właściwy w polu Przelicznik. Jeśli w ogóle pozycja z faktury została przypisana do nieodpowiedniej pozycji z naszego spisu, klikamy na przycisk Skojarz bieżący towar i wskazujemy poprawną pozycję.