Dziękujemy za wszystkie głosy w ankiecie dotyczącej poszczególnych obszarów Kliniki XP. Z jednej strony pozwoliło nam to ocenić, co jest dla Państwa ważne i za co cenicie program. Z drugiej strony dowiedzieliśmy się również, które moduły i funkcje są dla Was szczególnie istotne i pewnie pozostaną takie w najbliższej przyszłości. Przyjrzyjmy się przez chwilę uzyskanym opiniom.

Za najbardziej istotną cechę systemu uznana została stabilność magazynu. Porządek w stanach magazynowych i ogólna stabilność wydaje się cechą oczywistą, która nie powinna zaprzątać głowy lekarzy weterynarii. Wielu obecnych użytkowników zaczęło korzystać z Kliniki XP po rezygnacji z innych rozwiązań. Najczęściej powodem przejścia były właśnie kłopoty w prowadzeniu magazynu. Również sama Klinika XP przeszła długą drogę od prostego ewidencjonowania stanów magazynowych do systemu transakcyjnego, uwzględniającego zwroty, korekty czy automatyczny import faktur z hurtowni. Specyfika prowadzenia magazynu przez lekarza weterynarii jest rzeczywiście wyjątkowa - choćby ze względu na takie cechy:

• Inna stawka VAT obowiązuje dla zakupu i sprzedaży.
• Inna jednostka miary (opakowania, butelki, flakony) występuje na fakturach zakupu niż jednostka miary w magazynie (mililitry, gramy)
• Co innego jest kupowane, a co innego sprzedawane: leki recepturowe i wykonane usługi łączne są na fakturze/paragonie w jedną usługę weterynaryjną, a pozostałe towary drukowane bez zmian. Można powiedzieć, że lecznica jest przedsiębiorstwem produkcyjnym, gdzie z komponentów (leki, zabiegi) montowane są gotowe produkty - usługi weterynaryjne.
• Ceny rejestrowane są z dokładnością do 4 miejsc po przecinku - ze względu na dawkowanie, gdy cena 1 ml leku jest czasem znacznie niższa niż 1 grosz.
• Każda dostawa leku musi mieć dokładnie śledzoną historię wydań, trafiającą do dokumentacji obrotu detalicznego
• Dla poszczególnych leków trzeba ewidencjonować wiele informacji wymaganych przez Ustawę farmaceutyczną - wytwórcę, podmiot odpowiedzialny itd.
• Nie zawsze to, co ujmowane jest w leczeniu podczas wizyty (i co trafia do dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej), jest zgodne z tym, co wejdzie do rachunku za wizytę: klient, który wychodząc z lecznicy kupuje jeszcze kaganiec, karmę dla psa lub inne artykuły, będzie to miał na paragonie, ale nie w oficjlanej historii leczenia, podlegającej kontroli lub - coraz częściej - wykorzystywanej np. w procesach sądowych.

Te i wiele innych specyficznych cech spowodowały, że trudno jest do działalności weterynaryjnej zastosować typowe programy magazynowe, nawet bardziej zaawansowane. Bardzo wiele lecznic przeszło kontrolę farmaceutyczną, która coraz dokładniej sprawdza poprawność prowadzonej dokumentacji. Systematyczne dostosowywanie programu do kolejnych rozporządzeń dało użytkownikom poczucie bezpieczeństwa w zakresie posiadanych danych.

W ostatnich tygodniach intensywnie uzupełniane jest Vademecum, co wpłynęło na rosnące zaufanie do jego zawartości. Rosnie również, zwłaszcza w większych lecznicach, potrzeba lepszej kontroli nad działalnością i rozliczaniem pracowników. Powstałe w ostatnim czasie możliwości zarządzania pieniędzmi w lecznicy, rozliczania zmiany i łatwego nadawania uprawnień znajdują coraz szersze zastosowanie.

Ankieta pokazuje jednak drugą stronę działalności polskich lecznic. Większość z nich ogranicza ewidencję danych do rejestracji tego, co potrzebne dla bieżącej działałności. Zastanawiający jest fakt, że funkcje dotyczące zarządzania czasem czy finansami znalazły się na końcowych miejscach zestawienia. Terminarz, który jest podstawą organizacji czasu pracowników i współpracy z klientem w niektórych zachodnich praktykach, u nas ma ciągle marginalne znaczenie. Prawdopodobnie w najbliższych latach tendencja ta będzie się zmieniać. Coraz bardziej istotna będzie walka o klienta: wysłanie automatycznego SMS z przypomnieniem o zbliżającym się szczepieniu psa, kontrola zadłużenia klientów, porównywanie zysków na produktach, dostawcach i odpowiednio wczesna reakcja na zauważone tendencje pozwolą na zachowanie płynności finansowej i stabilną pozycję na konkurencyjnym rynku. Wielu lekarzy ma za już sobą praktykę w profesjonalnych klinikach na zachodzie, co na pewno przełoży się na wprowadzanie nowych standardów organizacji pracy, prowadzenia marketingu i szukaniu niszy dla swojej działalności. Wiele nowych funkcji w Klinice XP to efekt tych doświadczeń. Jeszcze więcej powstanie w najbliższych miesiącach - możliwości, nad którymi obecnie pracujemy, prawdopodobnie znacząco zmienią Państwa pracę. Ale o tym już niedługo.