I. CZYNNOŚCI PODSTAWOWE1.
Archiwizacja danych - najlepiej na nośniku zewnętrznym (CD-ROM, Pen-Drive) i powstałą kopię zapasową trzymać gdzieś poza lecznicą. W przypadku nagrywarek nie posiadaj±cych nagrywania DVD kopię można wykonać bezpośrednio z programu na płytę CD.
2. Pobrać i
zainstalować najbardziej aktualną wersję Kliniki XP. Ze względu na zasadnicze zmiany w obsłudze magazynu jest to zalecane szczególnie w przypadku pracy na wersji starszej niż 3.7.10 (z lutego 2006 r.). Najnowsza dostępna wersja to 3.8.6.05. Numer wersji można odczytać w lewym górnym rogu okna programu.
3. Uzupełnić
zaległe wydruki - warto wydrukować ksi±żkę leczenia zwierz±t domowych, listę zaszczepionych psów, raport leków psychotropowych. Rozporz±dzenie z 2004 r. nakazuje drukowanie Dokumentacji obrotu detalicznego - być może to jest dobry moment na wykonanie wydruku całej dokumentacji. W praktyce konieczność posiadania papierowej dokumentacji zwykle nie jest egzekwowana, jeśli można na bieżąco wydrukować karty obrotu detalicznego bezpośrednio z programu.
II. STANY MAGAZYNOWE1. Raport stanu magazynu na dzień 31/12/2007Postępowanie odnośnie magazynu zależy od tego, czy stany magazynowe w programie są raczej zgodne, czy zdecydowanie odbiegaj± od stanów rzeczywistych. Na początek warto uruchomić najprostszą funkcję porządkującą obraz magazynu: opcja: Magazyn -> Operacje -> "Odśwież stan na podstawie dostaw".
1. Jeśli stany magazynowe tylko nieznacznie odbiegają od rzeczywistych, wystarczy poprzez dokument wydania (np. Rozchód wewnętrzny lub Likwidację) zdjęć ilości nadmiarowe, a braki uzupełnić poprzez np. dokument Bilans otwarcia. Maj±c uporz±dkowane stany, można wydrukować raport z inwentaryzacji, wchodz±c do opcji: Magazyn -> przycisk Drukuj ->
Raport magazynu w cenach rzeczywistych. W opcjach wydruku zaznaczamy "
Jako inwentaryzacja". Raport zawiera stan magazynu oraz inne dane potrzebne do rozliczenia końcowego. Po wydrukowaniu raportu można go przekazać do biura rachunkowego. Uwaga: w przypadku jakchkolwiek wydań z magazynu powyżej dopuszczalnego stanu
Raport stanu magazynu na dzień nie da prawdziwego obrazu stanu magazynu (pomijane będ± transakcje niedopuszczalne i stan będzie zawyżony) - dlatego bardziej wiarygodny jest raport magazynu w cenach rzeczywistych.
2. Rozwi±zanie całościowe - Inwentaryzacja.
Jeśli zależy nam na uporządkowaniu magazynu, to lepszym rozwi±zaniem będzie przeprowadzenie inwentaryzacji. W tym celu wchodzimy do menu: Apteka -> Inwentaryzacja. Tu uruchamiamy now± Inwentaryzację. Jeśli nie zrobiliśmy kopii danych, warto teraz to wykonać. W przeciwnym razie rozpoczynamy właściwą inwentaryzację. W przypadku większej placówki warto wydrukować sobie arkusz spis z natury, aby na nim zapisać stany magazynowe chodz±c po pomieszczeniach lecznicy.
Następnie wprowadzamy poszczególne stany magazynowe, jeśli ich ilość nie jest zgodna z ilością w kartotece.
Po wprowadzeniu stanów klikamy na przycisk "Zakończ spis z natury". Po weryfikacji/uporządkowaniu stanów klikamy na Rozliczenie. W wyniku rozliczenia zostan± utworzone dwa dokumenty - INWENT- i INWENT+, koryguj±ce stany magazynowe odpowiednio w dó i w górę.
3. Uporz±dkowanie starych transakcji magazynowych
W poprzednich latach system nie kontrolował jeszcze dokładnie przychodów i rozchodów z poszczególnych dostaw i pozwalał (na pro¶by użytkowników) na tworzenie stanów ujemnych. Skutkiem tego w historii transakcji mogło pojawić się wiele pozycji, które po dokładnym przejrzeniu każdej dostawy wykazuj± niezgodno¶ci: istniej± wydania nie zwi±zane z żadn± konkretn± dostaw±. Je¶li raz uporz±dkuje się historię transakcji, to dalej system powinien zachowywać się stabilnie. Ze względu na równoległ± pracę w sieci mog± pojawiać się niewielkie rozbieżno¶ci pomiędzy ilo¶ci± sumaryczn± a sum± stanów dostaw, ale to można korygować np. raz dziennie wchodz±c w: Magazyn -> Operacje -> "Od¶wież stan na podstawie dostaw". Z czasem i to nie będzie potrzebne.
Jak skorygować niezgodno¶ci z poprzednich lat?
-
Proszę wykonać archiwizację danych.
-
Proszę wej¶ć do: Administrator -> Zadania Administratora -> zakładka Dostawy -> przycisk 1a: Usuń wszystkie dostawy. System naliczy teraz od nowa wszystkie transakcje na podstawie dokumentów magazynowych. Uwaga: przetwarzanie to może potrwać od 20 minut do 2-3 godzin.
-
Proszę utworzyć Bilans otwarcia np. na 1/01/2004 rok. Proszę zapamiętać jego numer (np. BO 3/01/2004). Proszę nie wprowadzać do niego żadnych pozycji i zapisać jako pusty dokument.
-
Proszę wej¶ć do: Administrator -> Zadania Administratora -> zakładka Dostawy -> przycisk "Uzupełnij bilans otwarcia o niewydane pozycje" ->
Tu proszę wcisn±ć przycisk "Uruchom korygowanie" -> teraz proszę wskazać wprowadzony wcze¶niej bilans otwarcia (w kryteriach proszę przestawić rok na 2004).
-
Teraz pozostaje przeprowadzenie inwentaryzacji, bo na pewno po wszystkich przeliczeniach stan magazynowy nie będzie się zgadzał.
Od tej pory stany magazynowe powinny się zachowywać stabilnie, a raporty stanu dawać zgodne warto¶ci , być może poza - rzadkimi - różnicami wymienionymi wyżej.
II. ZAMKNIĘCIE ROKU
Procedurę zamknięcia roku warto wykonywać dopiero wtedy, gdy nie chcemy już wracać często do dokumentów z poprzedniego roku (zostały w większo¶ci zapłacone, nie będzie potrzeby korygowania dokumentów itd.) Nie ma potrzeby uruchamiania zamknięcia roku 1-go czy 2-go stycznia. Wydaje się, że dobrym momentem będzie koniec stycznia lub jeszcze póĽniej.
Wykonanie procedury zamknięcia roku jest potrzebne w przypadku lecznic, w których wprowadzono duż± ilo¶ć dokumentów magazynowych i znacznie wpływa to na szybko¶ć pracy programu. Zalecane jest też w przypadku, gdy w magazynie występowały duże niezgodno¶ci, wynikłe z istnienia dawnych transakcji (np. z 2006 roku) lub powstałe w wyniku dopuszczenia do postawania stanów ujemnych.
Zamknięcie roku powoduje utworzenie bazy archiwalnej, w której będ± się znajdować dokumenty z zamykanego roku (i ewentualnie wcze¶niejsze, je¶li dotychczas rok nie był zamykany). W bież±cej bazie dokumenty magazynowe zostan± usunięte, a w kartotece klientów zapamiętane zostanie zadłużenie lub nadpłata w polu Stan pocz±tkowy. W przypadku uregulowania płatno¶ci przez klienta wystarczy wej¶ć do jego finansów, klikn±c na "Dodaj" i wybrać z menu "Inna wpłata". Dostawy z poprzednich lat, które nie zostały wyczerpane, zostan± ujęte w Bilancie otwarcia na dzień 1/01/2008.
Po wykonaniu zamknięcia roku, podczas uruchamiania programu będziemy mieli oprócz nazwy użytkownika i hasła do wyboru aktualn± bazę danych lub bazę archiwaln± z dokumentami z poprzedniego roku.
III. ROZPOCZĘCIE PRACY W NOWYM ROKU
1. Numeracja szczepień
Przed rozpoczęciem pracy w nowym roku warto ustawić na 1 numer ostatniego szczepienia przeciw w¶ciekliĽnie. W tym celu wchodzimy do menu: Administrator -> Opcje -> zakładka Szczepienia -> Numer ostatniego szczepienia p/w¶ciekliĽnie. Wpisujemy tutaj 1.
Numeracja dokumentów magazynowych ustalana jest na podstawie daty, dlatego rozpocznie się w styczniu automatycznie od 1 - Nie trzeba tu nić ustawiać.
IV. CZYNNO¦CI PORZˇDKUJˇCE PRACĘ
Przełom roku to dla wielu osób dobry czas na uporz±dkowanie zasobów komputera i w ogóle sposobu pracy.
1. Serwer Firebird 2.0.1. Je¶li jeszcze pracujecie Państwo na serwerze Firebird 1.5.3 lub starszym, warto wymienić go na nowsz± i bardziej stabiln± wersję 2.0.1. Opis jak to zrobić oraz sam plik instalacyjny znajdziecie Państwo na stronie www.miechowicz.pl -> Dział "Do pobrania" -> Narzędzia dodatkowe -> Firebird. Uwaga: Klinika XP działa poprawnie z serwerem Firebird od wersji 3.8.1 (sierpień 2007). Użycie serwera 2.0.1 do pracy na wcze¶niejszych wersjach Kliniki XP może wywoływać komunikaty błędów w niektórych raportach i przy generowaniu listy zaszczepionych psów.
2. Oczyszczenie bazy danych. Jednym ze sposobów przyspieszenia pracy z programem jest oczyszczenie bazy danych. Dzięki temu baza zmniejszy się o 5-50% i będzie działać szybciej, zwłaszcza w przypadku dużych baz danych. Przed oczyszczeniem nalezy wykonać kopię bazy danych. Aby oczy¶cić bazę, wystarczy wej¶ć do menu: Admninistrator -> Zadania Administratora -> przycisk "Oczy¶ć bazę danych". W przypadku wersji sieciowych operację tę nalezy wykonać na serwerze, a pozostałe komputery nie mogę mieć uruchomionej Kliniki XP.
3. Usunięcie starych kopii zapasowych. Je¶li w opcjach archiwizacji danych zaznaczone było umieszczanie daty lub/i godziny w nazwie kopii, to przy każdorazowej archiwizacji powstawał nowy plik, np. kopia z 31 paĽdziernika: bk20071031.cab, kopia z 1 grudnia: bk20071201.cab itd. Każda kopia zawiera całkowit± bazę danych, dlatego większo¶ć wcze¶niejszych kopii nie jest do niczego potrzebna (przyda się, je¶li chcemy wrócić np. do sytuacji sprzed wielu dni). W zwi±zku z tym warto usun±ć stare kopie danych. Znajduj± się one zwykle w katalogu C:\Program Files\BRI\KlinikaXP\Backup. Warto usun±ć starsze pliki, pozostawiaj±c tylko np. ostatnie dwie archiwizacje.
4. Duża ilo¶ć aktualizacji w "Dodaj/Usuń programy"
Je¶li zainstalowano wiele aktualizacji Kliniki XP, to w Panelu Sterowania -> opcja Dodaj/Usuń programy będzie wy¶wietlać dług± listę kolejnych wersji. Odinstalowanie którejkolwiek z nich spowoduje usunięcie kluczowych plików programu. Łatwym sposobem pozbycia się tej długiej listy jest natomiast wej¶cie w Klinice XP do menu: Administrator -> Zadania Administratora -> Zakładka: Operacje -> przycisk: "Oczy¶ć rejestr z aktualizacji". Po wykonaniu tej czynno¶ci okno Dodaj/Usuń programy będzie wygl±dać dużo bardziej przejrzy¶cie.
W razie pytań prosimy o kontakt.
Aktualności 
